Un processo di registrazione ben strutturato è essenziale per una gestione degli eventi senza intoppi. Con la funzionalità degli stati di registrazione personalizzati di idloom, puoi creare stati unici che si adattano al tuo flusso di lavoro, garantendo un monitoraggio chiaro dei partecipanti e una gestione degli eventi più efficiente.
Perché gli stati di registrazione personalizzati sono ideali per una gestione avanzata dei partecipanti
Gestire efficacemente le registrazioni dei partecipanti può determinare il successo o il fallimento di un evento. Con gli stati di registrazione personalizzati di idloom, elimini il monitoraggio manuale, riduci il carico amministrativo e ottieni piena visibilità sull’avanzamento dei partecipanti. Che tu debba approvare iscrizioni, automatizzare conferme o segmentare i partecipanti in base al tipo di biglietto, questa funzionalità ti dà il pieno controllo.
Come configurare stati di registrazione personalizzati
idloom ti consente di creare e gestire stati di registrazione personalizzati a livello di profilo, rendendoli disponibili per tutti gli eventi futuri senza necessità di riconfigurazione.
Esistono tre tipi di stati di registrazione: In attesa, Partecipa e Non partecipa.
Puoi creare nuovi stati all'interno delle categorie Partecipa e Non partecipa, configurare azioni specifiche e impostare comunicazioni personalizzate. Gli stati In attesa, invece, svolgono un ruolo specifico nella gestione delle registrazioni e per questo possono essere personalizzati solo in colore ed etichetta.
Una spiegazione dettagliata di ciascun tipo di stato e della sua utilità è disponibile nella sezione stati di registrazione, all’interno di Profilo > Impostazioni evento > Stati di registrazione.
Fai clic qui per maggiori informazioni sui nostri stati predefiniti.
Automatizza l’aggiornamento degli stati: flessibilità o automazione completa
Gli organizzatori di eventi possono ora definire quali stati di registrazione consentono ai partecipanti di modificare la propria iscrizione. Ad esempio, se un partecipante ha lo stato "Richiede approvazione", potrà aggiornare la propria registrazione se questa opzione è abilitata.
Inoltre, quando un partecipante modifica la propria registrazione, può ereditare automaticamente un nuovo stato in base al tipo di biglietto selezionato o allo stato di registrazione predefinito dell’evento, secondo le condizioni impostate dall’organizzatore (sì, puoi facilmente collegare stati specifici alle tue categorie o tipi di biglietto).
Gli organizzatori possono scegliere di mantenere il controllo manuale sugli aggiornamenti di stato o automatizzare completamente il processo. Questa flessibilità consente una configurazione personalizzata secondo le esigenze dell’evento, riducendo il carico di lavoro e mantenendo il controllo. Automatizzando gli aggiornamenti di stato, la gestione dei partecipanti diventa più efficiente e fluida.
Per eventi con partecipanti internazionali, idloom consente di aggiungere traduzioni per tutti gli stati. È sufficiente selezionare il pulsante del paese nell’editor dello stato per inserire le traduzioni nelle varie lingue.
Queste azioni e impostazioni possono essere gestite in Profilo > Impostazioni evento > Stati di registrazione > Modifica stato.
In sintesi: la configurazione del processo di registrazione dei partecipanti avviene in due fasi. Prima, a livello di profilo, si creano gli stati, si definiscono le azioni, si impostano i valori predefiniti (come lo stato di registrazione predefinito) e si configurano le comunicazioni personalizzate. Poi, per ogni evento, si affinano queste configurazioni in base alle sue esigenze specifiche.
Caso pratico 1: Ottimizzare la registrazione con flussi di approvazione
Se il tuo evento richiede un'approvazione manuale prima di confermare i partecipanti, un sistema di approvazione strutturato ti aiuta a controllare le registrazioni, monitorare i progressi e automatizzare la comunicazione. Con gli stati di registrazione personalizzati puoi impostare un flusso in cui le registrazioni iniziano in uno stato in attesa, vengono esaminate dagli organizzatori e poi approvate o rifiutate.
Come funziona:
- Un partecipante si registra all'evento ed entra nello stato “In attesa di approvazione”. Riceve un'email che conferma che la registrazione è stata ricevuta e sarà esaminata.
- L’organizzatore riceve una notifica della nuova registrazione e può approvare o rifiutare il partecipante dal pannello di controllo.
- Una volta approvato, il partecipante riceve un'email di conferma che indica il nuovo stato “Confermato”, che rimane anche se modifica i propri dati di registrazione.
Questo sistema garantisce che gli organizzatori mantengano il pieno controllo sulle approvazioni e assicurino una comunicazione chiara e coerente con i partecipanti.
Come configurarlo:
- Crea il flusso di approvazione
- Definisci uno stato in attesa (es. “In revisione”) per nuove registrazioni in attesa di approvazione.
- Crea uno stato approvato (es. “Confermato”) per i partecipanti accettati.
- Aggiungi uno stato rifiutato (es. “Non approvato”) per chi non soddisfa i requisiti dell’evento.
- Decidi come lo stato in attesa influenza la disponibilità
- Se i registranti con stato “In revisione” devono occupare un posto in capacità evento, aggiungili alla lista Partecipanti.
- Se non devono essere conteggiati finché non vengono approvati, inseriscili nella lista Non Partecipanti.
- Imposta lo stato predefinito per le nuove registrazioni
- Imposta “In revisione” come stato predefinito a livello di profilo o evento, assicurandoti che tutte le nuove iscrizioni seguano automaticamente il flusso di approvazione.
- Personalizza le notifiche
- Abilita modelli email personalizzati per gli stati “In revisione”, “Confermato” e “Non approvato”. Puoi includere codici QR, riepiloghi della registrazione e dettagli dell’evento per adattare la comunicazione a ogni fase del processo di approvazione.
- Assegna il proprietario dell’evento
- Specifica il proprietario dell’evento in Generale > Informazioni essenziali per assicurarti che riceva le notifiche delle registrazioni in attesa.
Per evitare l’invio di email di conferma non intenzionali, disattiva l’email automatica di conferma dalle impostazioni dell’evento. Vai su Contenuto > Email automatiche > Impostazioni.
Questa configurazione consente un flusso di registrazione efficiente e controllato, aiutandoti a gestire le approvazioni mantenendo un conteggio preciso dei posti disponibili.
Caso pratico 2: Conferma automatica per VIP e categorie speciali
Oltre ad automatizzare le conferme per i VIP, idloom ti consente di collegare stati personalizzati a categorie e tipi di biglietto specifici all’interno di ogni evento. Ciò offre ancora più flessibilità nella gestione dei partecipanti, garantendo che ogni tipo di iscrizione riceva automaticamente lo stato corretto. Invece di una revisione manuale, puoi automatizzare la conferma per i VIP assegnando loro uno stato personalizzato come “VIP”.
Come configurarlo:
Collega lo stato a categorie e tipi di biglietto
- Accedi a Categorie e Opzioni nelle impostazioni del tuo evento.
- Assegna lo stato “VIP” come predefinito per la categoria di biglietto corrispondente.
- Nota: solo gli stati del tipo “Partecipa” possono essere collegati alle categorie.
Questa configurazione assicura che i VIP e altri partecipanti prioritari ricevano comunicazioni personalizzate e seguano un flusso differente, mentre gli altri proseguono nel processo standard.
Ottieni il pieno controllo sulla gestione dei partecipanti – dalle approvazioni alle conferme automatiche. Questi strumenti aiutano a semplificare i flussi, ridurre il lavoro manuale e migliorare l’esperienza complessiva di registrazione.
Hai bisogno di aiuto? Il nostro team di supporto è pronto ad assisterti.
Il team di idloom