Introduzione: Ottimizza il tuo evento con una gestione efficiente dei file
La comunicazione efficace è la base di ogni evento di successo. Con lo strumento di gestione dei file di idloom, puoi semplificare l’organizzazione, la condivisione e la pubblicazione dei file legati al tuo evento, garantendo che le informazioni giuste raggiungano il pubblico corretto al momento opportuno. Che si tratti di integrare documenti nel sito web dell’evento, condividere risorse tramite email ai partecipanti o fornire materiali personalizzati per gruppi specifici, idloom offre una piattaforma versatile e facile da usare per soddisfare ogni tua esigenza.
Questa guida ti accompagnerà attraverso le principali funzionalità e le migliori pratiche per utilizzare al meglio il sistema di gestione dei file di idloom. Dal caricamento e la condivisione dei file alla personalizzazione della loro visibilità per diversi gruppi di pubblico, imparerai a migliorare il coinvolgimento dei partecipanti e a garantire il successo organizzativo del tuo evento, mantenendo sempre un flusso di informazioni sicuro e ben organizzato.
Scopriamo insieme come idloom può portare la comunicazione del tuo evento a un livello superiore!
Primi Passi: Gestione dei File per il tuo Evento
Per iniziare a gestire i file del tuo evento, vai alla sezione Contenuto > File nell’editor del sito web del tuo evento. Questo è il centro principale per caricare e organizzare i file legati all’evento o per collegare file ospitati esternamente.
Cosa puoi fare nella sezione File:
- Caricare file o collegare URL esterni:
- Carica file: Archivia i file direttamente in idloom per un utilizzo sicuro e semplice.
- Collega URL esterni: Utilizza un URL per collegare file ospitati su altre piattaforme, garantendo aggiornamenti in tempo reale ed evitando i limiti di archiviazione.
- Impostare le proprietà dei file:
- Posizioni di visualizzazione: Scegli dove il file sarà visibile: Sul sito web dell’evento, nelle email automatiche ai partecipanti, o nell’Attendee Hub.
- Impostazioni di accessibilità:
- Decidi se il file deve essere pubblico e accessibile a tutti i registrati.
- Limita l’accesso a categorie o opzioni specifiche. I file con accesso limitato pubblicati sul sito web saranno visibili solo nella pagina di conferma se le scelte del partecipante corrispondono ai filtri definiti.
Con questi strumenti puoi personalizzare la disponibilità dei file, migliorare la comunicazione e offrire un’esperienza personalizzata ai partecipanti del tuo evento.
Aggiungere e Gestire File
Per aggiungere un nuovo file e configurarne le proprietà, segui questi passaggi:
- Scegli il tipo di file:
Decidi se caricare un file ospitato localmente o collegare un file esterno tramite URL. - Inserisci i dettagli del file:
- Nome per la visualizzazione: Assegna un nome al file, così come verrà visualizzato dai partecipanti.
- File o URL:
- Per file ospitati localmente: Seleziona il file da caricare.
- Per file esterni: Inserisci l’URL completo del file.
- Definisci le posizioni di visualizzazione:
Scegli dove il file sarà visibile automaticamente:- Sul sito web di registrazione.
- Nelle email di conferma.
- Nell’Attendee Hub.
- Imposta l’accessibilità:
- Filtro lingua: Se necessario, seleziona le lingue specifiche in cui il file sarà visibile.
- Restrizione per pubblico: Decidi se il file sarà pubblico (accessibile a tutti i registrati). Limita l’accesso a categorie o opzioni specifiche. I file con restrizioni pubblicati sul sito web appariranno solo nella pagina di conferma se le scelte del partecipante corrispondono ai filtri definiti.
- Salva il file:
Una volta configurate tutte le impostazioni, fai clic su Salva per aggiungere il file.
Gestire le posizioni di visualizzazione nella lista
Puoi modificare rapidamente dove il file è visualizzato direttamente dalla lista dei file, selezionando o deselezionando le opzioni per Sito web, Email o Attendee Hub. Questo ti consente di aggiornare le impostazioni in modo efficiente senza accedere ai dettagli di ogni file.
Opzioni di Pubblicazione
Sul Sito Web
Quando abilitato, i file appariranno nella sezione File Correlati sulla homepage dell’evento, rendendoli facilmente accessibili per il download da parte dei partecipanti.
Per i siti web multilingue, puoi assegnare file specifici a lingue particolari. Ad esempio, puoi mostrare file in inglese sulla versione inglese del sito e file in spagnolo sulla versione spagnola, garantendo una rilevanza linguistica mirata.
Nelle Email Automatiche
I file vengono inclusi in una sezione dedicata chiamata File alla fine delle email automatiche e forniti come link anziché come allegati. Questo approccio: mantiene le email leggere, riduce il rischio di essere contrassegnati come spam, garantisce che i destinatari abbiano sempre accesso alla versione più aggiornata del file, evita problemi di compatibilità o di dimensioni dei file.
Nell’Attendee Hub
Centralizza l’accesso alle risorse importanti rendendo i file disponibili nell’Attendee Hub, creando un’esperienza organizzata e coinvolgente. L’Attendee Hub riflette aggiornamenti in tempo reale, assicurando che i partecipanti abbiano sempre accesso ai dettagli e ai documenti più recenti dell’evento.
Accessibilità Mirata
I file possono essere configurati per raggiungere pubblici specifici, assicurando che le informazioni più rilevanti vengano fornite ai partecipanti giusti. Usa categorie e opzioni selezionate durante la registrazione per controllare l’accesso ai file e migliorare la personalizzazione.
Esempi:
- Condividi orari riservati ai membri, contenuti esclusivi per VIP o materiali per i relatori con gruppi specifici.
- Fornisci documentazione personalizzata, come guide per le sessioni mattutine o pomeridiane, basate sulle sessioni selezionate dal partecipante.
A seconda delle impostazioni di pubblicazione, i file con restrizioni appariranno:
- Sulla pagina di conferma dopo la registrazione, se le scelte del partecipante corrispondono al filtro.
- Nelle email automatiche inviate ai destinatari pertinenti.
- Nell’Attendee Hub, per i pubblici filtrati.
Questo sistema flessibile garantisce che i partecipanti ricevano esattamente ciò di cui hanno bisogno, migliorando la comunicazione, aumentando il coinvolgimento e mantenendo un flusso di contenuti sicuro ed efficiente.
Lavorare con i File
Dopo aver caricato i tuoi file su idloom, puoi utilizzarli facilmente su qualsiasi pagina o email tramite l’editor WYSIWYG.
Inserire File nei tuoi Contenuti
- Posiziona il cursore nel punto desiderato all’interno dell’editor.
- Clicca sul pulsante “Inserisci un documento”.
- Seleziona il documento che vuoi inserire. Il nome del file verrà aggiunto al contenuto come link cliccabile che indirizzerà i partecipanti al file.
Copiare URL dei File
- Vai alla Lista dei File nella sezione File.
- Trova la colonna Maggiori dettagli e copia l’URL del file.
- Puoi utilizzare questo URL ovunque, come su piattaforme esterne o in contenuti personalizzati.
Note Importanti
- Utilizzo non limitato dei file: I file inseriti tramite l’editor o condivisi tramite il loro URL non applicano restrizioni di accesso. Fai attenzione a come e dove utilizzi i file con restrizioni per evitare usi non autorizzati.
- Indicatore di restrizione: Per aiutarti a identificare i file con restrizioni, un piccolo icona a forma di lucchetto appare accanto al loro nome nel menu Inserisci un documento. Questo serve come promemoria che sono state impostate limitazioni di accesso, anche se l’editor stesso non le applica.
Con questi strumenti, puoi integrare i tuoi file in modo flessibile nella comunicazione del tuo evento, mantenendo il controllo sulle impostazioni di accesso definite.
Buon lavoro,
Il team di supporto di idloom.