Imperial College London ospita "oltre 17.000 studenti e 8.000 dipendenti". Ogni anno, il College conferisce più di 6.700 lauree in eventi di laurea presso la celebre Royal Albert Concert Hall di Londra. Gestire questi eventi non è un compito facile. Per aiutare a semplificare il processo, Imperial College ha il più grande team di laureati in Europa.
Anche con esperti di eventi al lavoro, tuttavia, l'aumento dell'iscrizione degli studenti accoppiato con processi cartacei ereditati ha creato sfide. Ecco uno sguardo a come idloom ha aiutato Imperial College London a migliorare l'esperienza della laurea.
La Situazione: Più Laureati, Più Complessità
Con idloom, il College è riuscito a semplificare sia il pagamento che la raccolta dei dati degli ospiti. "La piattaforma ha un sistema di pagamento integrato", dice Stachowicz. "Ci consente anche di creare un sito web con informazioni sui processi, i termini e le condizioni e su come i laureati possono modificare la loro prenotazione".
Lavorare con idloom ha anche aiutato il College ad aggiungere una nuova funzione alle loro cerimonie di laurea: la pronuncia registrata dei nomi dei laureati. In precedenza, i laureati scrivevano una pronuncia fonetica del loro nome su una scheda prima dell'evento, che veniva poi consegnata all'annunciatore per essere letta quando i laureati attraversavano il palco. Ma con un'alta percentuale di studenti internazionali, questo metodo portava comunque a alcuni nomi pronunciati male, cosa frustrante per i laureati e le loro famiglie, che spesso viaggiavano da tutto il mondo per questo evento.
Con idloom, i laureati ora possono caricare un file audio di loro stessi che pronunciano il proprio nome che l'annunciatore può usare per migliorare la precisione.
La Soluzione: Automazione e Precisione con idloom
Con idloom, il College è riuscito a semplificare sia il pagamento che la raccolta dei dati degli ospiti. "La piattaforma ha un sistema di pagamento integrato", dice Stachowicz. "Ci consente anche di creare un sito web con informazioni sui processi, i termini e le condizioni e su come i laureati possono modificare la loro prenotazione".
Lavorare con idloom ha anche aiutato il College ad aggiungere una nuova funzione alle loro cerimonie di laurea: la pronuncia registrata dei nomi dei laureati. In precedenza, i laureati scrivevano una pronuncia fonetica del loro nome su una scheda prima dell'evento, che veniva poi consegnata all'annunciatore per essere letta quando i laureati attraversavano il palco. Ma con un'alta percentuale di studenti internazionali, questo metodo portava comunque a alcuni nomi pronunciati male, cosa frustrante per i laureati e le loro famiglie, che spesso viaggiavano da tutto il mondo per questo evento.
Con idloom, i laureati ora possono caricare un file audio di loro stessi che pronunciano il proprio nome che l'annunciatore può usare per migliorare la precisione.
I Risultati: Costruire un'Esperienza di Laurea Migliore
Come osserva Stachowicz, "Il modo in cui lavoriamo è leggermente diverso da quello di un cliente regolare perché il laureato riceve tutte le informazioni, non gli ospiti. Con idloom, siamo stati in grado di apportare modifiche personalizzate che hanno migliorato i nostri processi".
Un'area di miglioramento significativo è stata il processo di raccolta dei dati del consenso degli alunni. In precedenza, i laureati sceglievano di acconsentire o meno alla raccolta dei dati. Venivano quindi presentate loro cinque opzioni per la raccolta dati e veniva chiesto loro di selezionare quali tipi di raccolta dati non desiderassero. Il risultato era un paradosso: i laureati acconsentivano al consenso e poi rifiutavano tutta la raccolta dati. Con idloom, Imperial College ha creato un nuovo processo che consente agli studenti di selezionare un minimo di una e fino a cinque opzioni.
I processi burocratici sono stati anche migliorati. Digitalizzando i biglietti di laurea, Stachowicz dice che il team di laurea ha risparmiato circa una settimana di tempo. Nel frattempo, l'uso dei PDF per le lettere di visto, necessarie per molti familiari dei laureati, ha permesso la popolazione precisa e automatizzata dei dati dei moduli, riducendo così il rischio di errore e liberando tempo per il personale per affrontare altri progetti di evento.
Per Imperial College London, la crescita degli eventi di laurea ha reso difficile offrire l'esperienza ideale per i laureati e le loro famiglie. Con soluzioni personalizzate di idloom, il College è sulla buona strada per ottimizzare la gestione degli eventi, semplificare la vendita dei biglietti e garantire che i laureati ottengano il giorno che meritano.