Software di gestione eventi su misura per le associazioni
Fin dall'inizio, l'obiettivo principale di idloom è stato aiutare le associazioni a livello internazionale a configurare e gestire i propri eventi nel modo più efficace possibile. Abbiamo letteralmente creato funzionalità sulla base delle esigenze specifiche delle associazioni, evidenziate dalle più importanti associazioni di Bruxelles, Ginevra e Washington D.C. La nostra gamma di funzionalità semplifica sensibilmente il lavoro delle associazioni quando si tratta di gestire eventi.
Di seguito viene descritto come le associazioni possono sfruttare il nostro strumento per ottimizzare il loro ritorno sull'investimento relativo agli eventi.
Promozione dell'evento
- Crea un sito Web dell'evento curato, multilingue e adatto per dispositivi mobili
- Aggiungi sezioni per relatori, partner, documenti scaricabili e informazioni sulla posizione
- Condividi automaticamente gli eventi sul sito Web aziendale per una perfetta visibilità
- Condividi facilmente gli eventi sui tuoi canali social (facoltativo)
Gestione della registrazione
Le associazioni, in genere, gestiscono strutture di eventi complesse: sessioni plenarie, sessioni di gruppo, cocktail di rete, cene di gala e così via. Inoltre, in genere gestiscono le registrazioni in modo diverso per membri e non, così come per stampa, relatori e altri tipi di partecipanti.
- Genera facilmente moduli di registrazione completamente personalizzabili e aggiungi tutti i campi necessari: dettagli dell'azienda, iscrizioni e affiliazioni, esigenze alimentari e così via
- Crea i vari eventi ed eventi secondari e gestisci le relative registrazioni, impostandone quantità, differenze tariffarie per membri e non, prezzo early bird, buoni sconto e così via
- Collega tutti gli elementi dell'agenda a posizionii e slot temporali, in modo che i partecipanti possano aggiungere facilmente la sessione al proprio calendario (nel fuso orario corretto!) e ricevere un promemoria prima dell'inizio di ogni sessione
- Gestisci le prenotazioni alberghiere con più tipi di camere e opzioni e controlla l'inventario in base alle prenotazioni in blocco
- Invia in automatico messaggi e-mail di conferma completamente personalizzati con il riepilogo della registrazione, un codice QR per semplificare il check-in e tutte le informazioni necessarie
- Allega ai messaggi e-mail documenti pdf ed eventuali informazioni aggiuntive
- Genera contenuti differenti per i messaggi e-mail automatici in base alla categoria di registrazione (membro, non membro) e alla sessione scelta
Integrazioni
Integra facilmente idloom.events con il tuo sistema di gestione dei contatti o CRM e identifica automaticamente i partecipanti al momento della registrazione. In alternativa, carica direttamente i contatti.
P.S.: molte associazioni controllano automaticamente lo stato di iscrizione dei partecipanti e i pagamenti grazie al nostro unico processo di registrazione.
Monitoraggio dei pagamenti e del ritorno sull'investimento
- Incassa facilmente e in sicurezza i pagamenti online con con il tuo gateway di pagamento preferito (idloom si integra facilmente con qualsiasi provider di soluzioni per il pagamento e non applica costi aggiuntivi alle transazioni)
- Gestisci automaticamente i pagamenti non elaborati o con esito negativo
- Gestisci aliquote fiscali o IVA multiple in base alla posizione dell'evento e alla provenienza dei partecipanti. Le impostazioni avanzate di idloom per le aliquote fiscali e l'IVA sono uniche al mondo e consentono di essere conformi alle normative locali sulle imposte e di verificare automaticamente la validità dei numeri di partita IVA
- Genera automaticamente fatture e note di credito
- Consenti agli utenti iscritti di modificare la registrazione, se necessario, al fine di evitare attività aggiuntive ripetitive e non produttive
- Apri liste di attesa per le sessioni con posti esauriti
- Monitora registrazioni, pagamenti, stato dell'inventario e tutte le informazioni correlate tramite un cruscotto statistico completo al fine di garantire il controllo ottimale del ritorno sull'investimento dell'evento
Comunicazione con i partecipanti
Dopo la registrazione, idloom.events consente di comunicare facilmente con i partecipanti inviando loro campagne e-mail che possono essere individualizzate e realizzate su misura in base alle varie categorie di partecipanti e agli elementi in agenda per i quali hanno effettuato la registrazione.
All'elenco dei partecipanti è possibile inviare promemoria, informazioni aggiuntive, presentazioni e documenti, modifiche all'agenda e così via.
Dopo l'evento, il sistema consente di inviare facilmente sondaggi e qualsiasi tipo di comunicazione.
Creazione di badge ed esecuzione del check-in in loco
- Crea e modifica badge personalizzati per i vari tipi di partecipanti: seleziona le dimensioni e la grafica, aggiungi logo e colori, codici QR e così via. Crea modelli di badge con filtri per i vari tipi di partecipanti, ad esempio rosso per i membri, blu per la stampa e così via
- Esegui il check-in in loco dei partecipanti facilmente tramite scansione dei codici QR (o l'immissione dei nomi) con il nostro sistema di check-in proprietario, disponibile su qualsiasi dispositivo mobile
- Organizza i check-in per ogni evento secondario o sessione
- Tieni traccia dei partecipanti alle varie parti dell'evento in tempo reale grazie al back-end di idloom e raccogli i dati statistici
Ovviamente, è possibile analizzare nel back-end tutti i dati dell'evento ed esportarli in qualsiasi momento nel formato scelto.
idloom.events automatizza tutte le attività di gestione degli eventi che richiedono un elevato utilizzo di tempo. È ora possibile concentrarsi sull'unica cosa che conta davvero: l'evento stesso e il suo successo!
Rilassati e lascia che idloom.events si occupi di tutto!
Non crederci sulla parola: ecco un esempio del sito Web di un evento a cui puoi effettivamente registrarti per testarlo autonomamente
Per altre informazioni o una demo, non esitare a contattarci.
Su richiesta, possiamo fornirti esempi di clienti che usano il nostro sistema.