Perché l'automazione dei promemoria di pagamento è essenziale per la tua azienda
Gestire le fatture manualmente può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori, portando a pagamenti in ritardo e interruzioni del flusso di cassa. L'automazione dei promemoria di pagamento semplifica questo processo, garantendo un follow-up puntuale e riducendo il rischio di conti in sospeso. Con gli strumenti intuitivi di idloom, le aziende possono personalizzare i programmi dei promemoria, migliorare il monitoraggio finanziario e mantenere un flusso di cassa sano senza sforzo.
Ogni promemoria viene inviato via e-mail al destinatario collegato alla fattura e include un link diretto per il pagamento online (se abilitato), un anteprima online della fattura e contenuti personalizzabili adattati alle tue esigenze.
Con una nuova sezione Promemoria di Pagamento nel Modulo di Fatturazione, ora puoi configurare e automatizzare i tuoi promemoria senza sforzo.
Come configurare i promemoria di pagamento in idloom
Per configurare i Promemoria di Pagamento, vai su Impostazioni > Promemoria nel Modulo di Fatturazione. Il primo passo è selezionare la lingua predefinita per i tuoi promemoria. Questa sarà la lingua principale, ma è possibile aggiungere lingue aggiuntive per promemoria individuali.
Creare un nuovo promemoria di pagamento
Ogni promemoria è composto da:
- Dominio di invio personalizzato: Scegli il dominio del mittente per l'e-mail.
- CCN: Aggiungi indirizzi e-mail per copie nascosti.
- Nome del promemoria: Assegna un nome riconoscibile (es.: "Promemoria - Scadenza superata di 3 giorni").
- Tipo di promemoria: Scegli tra manuale, prima della data di scadenza o dopo la data di scadenza. I promemoria manuali consentono un follow-up personalizzato, mentre quelli automatici garantiscono notifiche puntuali senza intervento manuale.
- Tempistica del promemoria: Definisci il numero di giorni/settimane/mesi prima o dopo la data di scadenza.
- Oggetto e contenuto dell'e-mail: Personalizza l'oggetto e il messaggio utilizzando un editor WYSIWYG con testo predefinito, campi unione (numero fattura, data di scadenza) e un pulsante del metodo di pagamento (se il pagamento online è abilitato).
Puoi inviare un'e-mail di prova per verificare il contenuto e la configurazione. L'e-mail di prova verrà inviata all'indirizzo e-mail dell'utente che esegue l'azione.
Se sono configurati più metodi di pagamento online nel Modulo Eventi, comparirà una casella di controllo per ciascun metodo di pagamento. Questo permette di definire un metodo di pagamento online predefinito per il link diretto nel promemoria, assicurando che i destinatari siano indirizzati all'opzione preferita.
Se sono configurate lingue aggiuntive, i promemoria verranno inviati nella lingua del partecipante in base alla lingua selezionata sul sito web dell'evento. Se non viene trovata una corrispondenza, il promemoria verrà inviato nella lingua predefinita impostata, garantendo una comunicazione chiara.
Opzioni di promemoria di pagamento manuali
Se configurato, l'opzione 'Invia promemoria manuale' apparirà in:
- Livello documento all'interno del profilo cliente
- Livello fattura nell'elenco delle fatture
- Altre azioni (ruota verde) all'interno dell'anteprima della fattura
Questo consente promemoria manuali flessibili ogni volta che necessario.
Gestione della struttura dei promemoria di pagamento e dei registri finanziari
I promemoria sono gestiti in Impostazioni > Promemoria, con tutti i registri finanziari che ereditano automaticamente questi promemoria per garantire un tracciamento coerente delle fatture. Per le aziende che gestiscono più profili o sotto-conti (come i clienti aziendali), i promemoria di pagamento sono personalizzati per profilo per allinearsi ai registri finanziari specifici. Questa struttura aiuta a semplificare la gestione delle fatture e garantisce una reportistica finanziaria accurata su tutti i conti.
Permessi e ruoli degli utenti per la gestione dei promemoria di pagamento
I permessi dei registri sono stati rinominati in Registri & Promemoria, con permessi applicati a entrambi. Gli utenti possono creare, aggiornare, leggere e eliminare promemoria e registri, garantendo il pieno controllo delle operazioni finanziarie.
Sfruttando la funzione dei Promemoria di Pagamento, puoi automatizzare i follow-up, ridurre i pagamenti in ritardo e ottimizzare il flusso di cassa. Questo strumento garantisce un processo finanziario fluido, consentendoti di concentrarti su ciò che conta davvero per la tua azienda.
Buon lavoro,
Il team di supporto di idloom.