È arrivato il momento del convegno annuale. Si preannuncia il vostro evento più importante. Centinaia di persone provenienti da diversi paesi, industrie e aziende saranno riunite insieme. Sono pronti per una giornata ricca di relatori, esercizi e giochi di collaborazione, discussioni stimolanti e la possibilità di fare rete con nuove persone. O almeno così pensavate.
Il vostro relatore di punta si è ritirato all'ultimo minuto. Poi scoprite che il catering ha disdetto. Le persone rimangono in attesa per ore perché non avete riempito la giornata con un numero sufficiente di attività. Anche se pensavate che il vostro evento avesse registrato il tutto esaurito, diverse persone non si presentano. E in qualche modo, persone che non rientrano nel profilo del vostro pubblico di riferimento si ritrovano con un posto a sedere. L’organizzazione dell’evento è un completo disastro.
Ma non deve esserlo per forza. Quindi cosa potete fare? Vi daremo cinque consigli per per fare in modo che tutto funzioni senza intoppi, evitando così inutili errori che rovinano l'evento.
1. Trovate fornitori affidabili
La scelta dei fornitori giusti è fondamentale per il successo di qualsiasi evento. Sia che si tratti di un'azienda di catering, di un relatore, di un fornitore di prodotti di merchandising, di un fotografo, di musica o IT, una singola scelta sbagliata può rovinare l'intero evento. Se un fornitore non si presenta, dovete farvi in quattro all'ultimo minuto cercando di colmare quel vuoto. E ricordate che anche se un fornitore si fa vivo non significa che sia adatto al vostro evento.
Forse non possiede l'attrezzatura necessaria, anche se pensavate il contrario. O forse ha solo un piccolo team interno, quindi non è in grado di gestire il vostro vasto pubblico. Per questo motivo è importante valutare attentamente ogni fornitore.
Non scegliete il primo che trovate. Prendetevi il tempo necessario per parlare con loro, scoprire quali servizi offrono e cosa comportano esattamente e discutere la loro capacità delle risorse, nonché le tariffe. Richiedete diversi preventivi a differenti società in modo da poterli confrontare e scegliere il migliore per il vostro evento. E quando prenderete una decisione, redigete un contratto, in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro quel giorno.
2. Create attività memorabili
L'obiettivo è quello di offrire un evento indimenticabile. Non c'è niente di più frustrante che organizzare attività che pensate siano divertenti e coinvolgenti, per poi vedere persone sedute a sbadigliare in fondo alla sala. O peggio, che se ne vanno prima.
Creare attività coinvolgenti non significa solo scegliere qualche esercizio e sperare per il meglio. È necessario pensare al proprio pubblico e a ciò che volete che ottenga da ogni attività. Capire i loro dati demografici e cosa li interesserà, quindi ideare esercizi stimolanti che incoraggino il coinvolgimento e la comunicazione tra i team.
Se tenete seminari di formazione, investite in software di certificazione e apprendimento per renderli utili ai partecipanti. Offrite degli attestati di partecipazione all’evento, corsi e moduli online e portali per i partecipanti, in modo da poter comunicare facilmente con gli ospiti e fornire loro contenuti validi.
Quando presentate i relatori, coinvolgete il pubblico ponendo delle domande attraverso un sondaggio in diretta. Prendete in considerazione attività di gamification per ravvivare le cose e rendere la formazione più divertente e interattiva. Rendete gli eventi ibridi più collaborativi utilizzando gruppi e stanze di lavoro digitali. Qualunque cosa facciate, mettete il vostro pubblico al primo posto e pensate a ciò che gli potrebbe piacere. Difficilmente una presentazione di tre ore vi aiuterà a raggiungere l’obiettivo.
3. Commercializzate l'evento
Immaginate di investire tempo e denaro in un evento di formazione di prima classe e alla fine avere solo masse di posti vuoti. È a dir poco scoraggiante. Questo non solo intacca i profitti, ma rovina anche l’atmosfera eccitante e coinvolgente che volete creare. Come potete evitare questo errore?
Investire nel marketing è fondamentale per il successo di qualsiasi evento. Grazie al marketing potete raggiungere il vostro pubblico di riferimento, incoraggiandolo a registrarsi e a partecipare al vostro evento. Inoltre, aiuta a generare entusiasmo tra i partecipanti nel periodo che precede il gran giorno.
Il marketing dell'evento può includere e-mail di richiamo, campagne sui social media, manifesti, volantini, GIF e video. Vale anche la pena creare un sito web pre-evento. I siti web sono importanti per consentire alle persone di registrarsi, di visualizzare il programma dell'evento e di leggere le informazioni necessarie prima della giornata. Ma sono anche uno strumento di marketing essenziale che vi permette di offrire contenuti interessanti e di marca per raggiungere il vostro pubblico di riferimento e garantire il tutto esaurito dell'evento. Per fortuna, non è difficile. Idloom vi permette di progettare un sito web con il vostro logo, i colori che preferite, le informazioni personali e persino URL personalizzati.
4. Investite nel supporto back-end
Avere tutti i posti dell'evento occupati è fantastico, ma solo se i partecipanti corrispondono al profilo del vostro pubblico di riferimento. Non serve a nulla permettere a chiunque di registrarsi, per quanto allettante possa essere. Poi è necessario considerare anche l'effettivo processo di registrazione. Se è troppo lungo e complesso o pieno di problemi tecnici, le persone potrebbero stufarsi. Investite quindi nel giusto supporto di back-end per garantire una registrazione senza intoppi fin dall'inizio.
Provate software pronti all'uso per creare portali di registrazione con tutto ciò che vi serve per una facile gestione dei partecipanti, compresi i moduli di preregistrazione, registrazione e approvazione a più fasi e liste d'attesa. Con una piattaforma automatizzata potete gestire facilmente le registrazioni e tenere traccia dei partecipanti senza preoccuparvi di errori o dell’arrivo delle persone sbagliate.
5. Pianificate tutto
È facile perdersi nella confusione quando si organizza un evento. A volte, siete così concentrati sul rivolgervi alle persone giuste, sull'organizzazione della scaletta e sulla registrazione dei partecipanti che vi dimenticate dei dettagli più piccoli. Ma aspetti come la scelta del luogo, il cibo, le attrezzature, la cybersicurezza e il budget sono estremamente importanti. Se scegliete un luogo non adatto a tutti i partecipanti, il fallimento è assicurato. E trascurare le scelte del menu o le esigenze alimentari degli ospiti è la ricetta per un disastro.
Assicuratevi di pianificare tutto correttamente quando organizzate il vostro evento esclusivo. Accertatevi di aver calcolato accuratamente un budget e rispettatelo. Controllate che il luogo sia esattamente quello di cui avete bisogno, organizzate il catering e chiedete ai partecipanti se hanno qualche richiesta in anticipo. E, naturalmente, preparate ogni attrezzatura per tempo. Nessuno vuole ascoltare un relatore senza microfono.
Preparate il vostro evento al successo
Gli eventi possono andare male per i motivi più disparati. Anche se si pianifica ogni minimo dettaglio, è comunque necessario prepararsi a qualcosa che non si prevedeva potesse accadere. Quando pianificate il vostro evento, non potete permettervi che le cose non vadano per il verso giusto. Per questo motivo è importante lavorare con persone attive, flessibili e in grado di adattarsi ai cambiamenti dell'ultimo minuto, in modo che possiate davvero rendere l'evento un successo.
Prendete le misure necessarie per valutare i vostri fornitori e investite nel supporto back-end per una registrazione senza intoppi. Assicuratevi di commercializzare il vostro evento in modo efficace e di creare attività memorabili che lascino un ricordo duraturo nei partecipanti. Rendetelo un evento da ricordare ma per le giuste ragioni!
Infine, ma non meno importante, il vostro benessere. Sappiamo tutti quanto sia stressante organizzare eventi. Cercate quindi di rendere le cose più facili per voi stessi. Dopo tutto, anche voi potete divertirvi a organizzare eventi!