Come i Gestori di Eventi Possono Unire i Loro Dati in un'Integrazione Senza Interruzioni
La tecnologia gioca un ruolo importante nell'organizzazione di eventi e nel riunire persone presso grandi aziende.
Molte grandi aziende utilizzano una varietà di diversi strumenti tecnologici e piattaforme come parte delle loro operazioni quotidiane. Tuttavia, se questi strumenti non si integrano tra loro, ciò può portare al caos e al disastro. Perché un evento sia un successo, è necessario l'ordine. Questo significa che ogni strumento deve funzionare bene all'interno dell'ecosistema di un'azienda.
La mancanza di integrazione tra i diversi sistemi che le aziende utilizzano può portare a silos di dati, il che significa che gli aggiornamenti non vengono condivisi tra varie piattaforme software e strumenti. Ciò può portare a inviti agli eventi che non vengono inviati correttamente o a team in diversi dipartimenti che non riescono ad accedere a informazioni importanti. Questo è uno dei principali motivi per cui le aziende cercano sempre più integrazioni software che funzionino senza problemi con i loro ecosistemi esistenti.
In questo articolo, delineeremo cos'è l'integrazione e perché l'integrazione dei dati è così critica per il successo degli eventi aziendali.
Cos'è l'integrazione?
L'integrazione avviene quando tutte le diverse strumenti e software utilizzati dalle imprese funzionano perfettamente insieme come parte di un sistema unificato. Questi strumenti possono includere sistemi CRM, piattaforme di registrazione, fornitori di pagamenti, software di marketing via email e praticamente ogni altro software utilizzato.
Lo scambio di dati tra questi strumenti è una parte importante dell'integrazione. Quando i dati fluiscono senza problemi tra tutte queste piattaforme separate, i pianificatori di eventi ottengono le informazioni aziendali necessarie per organizzare eventi di successo.
Perché è importante l'integrazione?
Perché un evento sia veramente di successo, è necessario avere un modo affidabile per catturare i lead generati e seguirli successivamente. L'integrazione tra gli strumenti diversi utilizzati per connettersi con i lead facilita la fornitura dei servizi di cui le imprese hanno bisogno.
Tuttavia, se i dati non fluiscono liberamente e con precisione tra gli strumenti diversi utilizzati dalle imprese, interagire con i partecipanti e accedere a informazioni rilevanti diventa un'impresa difficile.
Una mancanza di integrazione può anche causare problemi più gravi, come ritardi significativi nei servizi, violazioni della privacy e dati inesatti.
Sfide causate dalla mancanza di integrazione
È comune che le grandi imprese utilizzino diversi strumenti e database per memorizzare le informazioni. Tuttavia, se questi strumenti non sono integrati, ottenere un'immagine completa delle prestazioni di un'azienda diventa più difficile, rallentando il processo decisionale. Può anche rendere le informazioni importanti inaccessibili ad altre parti rilevanti. Ciò è dovuto al fatto che memorizzare le informazioni in luoghi separati crea barriere allo scambio di informazioni. Quando questo accade, la qualità dei dati ne risente e porta a dati inesatti, duplicati o inutilizzabili.
Un esempio pratico si può vedere quando si creano eventi con prezzi diversi per membri e non membri. Se gli strumenti utilizzati non si sincronizzano con il database dell'azienda per identificare correttamente i partecipanti, sarà difficile differenziare tra membri e non membri e applicare i prezzi corretti.
Una cattiva governance dei dati può anche portare a violazioni della privacy se i dati non sono sicuri, rendendo difficile per i pianificatori di eventi capire chi ha accesso a quali dati. Avere diversi database che non "si parlano" tra loro può anche portare a errori o perdite gravi, nei quali le informazioni finiscono nelle mani sbagliate.
Se le imprese non sono in grado di conformarsi alle leggi sulla privacy, mantenere registri accurati degli accessi ai dati e presentare rapporti alle autorità competenti, potrebbero violare regolamenti come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o lo Standard di sicurezza dei dati dell'industria delle carte di pagamento (PCI DSS).
Vantaggi dell'integrazione
Quando i dati sono integrati in modo efficace tra diversi strumenti e piattaforme, i gestori degli eventi non devono perdere tempo trasferendo manualmente i dati da una piattaforma all'altra. Ciò può risparmiare tempo significativo nel lungo periodo.
Ad esempio, identificando i clienti dal CRM, lo strumento di registrazione può categorizzarli automaticamente e successivamente assegnare a questi clienti punti di prezzo su misura o sottoprogrammi.
L'integrazione tra il software di gestione degli eventi e il CRM può aiutare a prevenire la duplicazione dei dati e minimizzare gli errori. Diventa anche più facile creare liste di inviti dettagliate. I pianificatori di eventi possono quindi utilizzare i dati raccolti da questi sistemi per estrarre informazioni che consentano loro di comprendere il valore dei loro eventi. Queste informazioni aggiuntive aiutano a garantire che i dettagli dei partecipanti rimangano aggiornati e che l'accesso ai dati sia limitato solo a partecipanti autorizzati. Ciò contribuisce a mantenere la privacy e a prevenire violazioni dei dati.
L'uso di software di gestione degli eventi che si integra con altri sistemi utilizzati dalle imprese può consentire ai pianificatori di eventi di comprendere meglio dove sono memorizzati i dati. Può anche fornire una comprensione più approfondita di come vengono utilizzati i dati e conformarsi alle normative sulla privacy.
Come le integrazioni software possono consolidare dati e analisi
Quasi tutte le grandi aziende sposteranno i dati tra i sistemi, che memorizzeranno i dati in modi diversi. Tuttavia, per consolidare i dati e ottenere informazioni utili da essi, è necessario un mappatura dei dati per garantire che le informazioni vengano trasmesse e memorizzate nei luoghi corretti.
Questo processo di mappatura dovrebbe includere un'outline molto chiara di quali sistemi devono comunicare tra loro. È anche importante capire quali campi dati devono essere aggiornati prima di avviare il processo di integrazione del software. Avere una roadmap chiara di come esattamente i dati fluiranno tra i sistemi aiuta a colmare la differenza tra i sistemi e garantire l'accuratezza.
Una volta che un sistema è integrato, i pianificatori di eventi possono comprendere più rapidamente come si relazionano tra loro diversi set di dati. Queste informazioni aggiuntive possono essere utilizzate durante la segmentazione dei lead, la creazione di futuri eventi e la collaborazione con altre organizzazioni.
Le integrazioni software consentono ai gestori degli eventi di guardare al quadro generale e comprendere lo scopo, le dimensioni e la struttura di un'azienda. Queste informazioni possono poi essere utilizzate per fornire eventi e servizi che sono più strettamente allineati con le esigenze di un'azienda.
Promuovere la facilità di integrazione tra diversi mercati
sulla privacy e sulla protezione dei dati divergenti. Ciò può influenzare gli strumenti e i sistemi utilizzati all'interno di queste aziende.
Ad esempio, le normative GDPR in Europa possono impedire a una persona che lavora per la stessa azienda di accedere ai dati dei clienti se si trovano al di fuori dell'UE. Un sistema unificato e integrato facilita la gestione dei diritti di accesso e la conformità.
Una delle aziende che svolge un ruolo cruciale nell'offrire software che si integra con vari strumenti ed ecosistemi in diversi mercati è idloom. Il software di idloom ha possibilità di integrazione illimitate e funziona alla perfezione con gli strumenti esistenti che le aziende già utilizzano (CRM, ERP, strumenti di marketing via email BI, ecc.).
Ad esempio, se un pianificatore di eventi desidera collegare una certificazione a un programma di formazione internazionale, idloom.passport lo fa esattamente. Inoltre, dà ai pianificatori di eventi un controllo completo sui diritti di accesso e sulla gestione dei dati, tutto ciò nel rispetto delle normative locali e dei requisiti di privacy.
Ciò consente ai pianificatori di eventi di condividere informazioni con altri dipartimenti o aziende in diversi mercati mantenendo la privacy e l'anonimato.
Aiutare le grandi imprese a rimanere meglio connesse
Grazie alla tecnologia, è più semplice che mai partecipare a una riunione, conferenza o programma di formazione con un solo clic di un pulsante. Di conseguenza, le grandi aziende possono espandere la propria base clienti e formare partnership potenti con altre aziende.
Tuttavia, il software di gestione eventi di idloom porta l'innovazione un passo oltre eliminando le sfide associate alla navigazione tra diversi sistemi e numerose normative. Invece, le sue soluzioni si sincronizzano con gli strumenti leader sul mercato, rendendo facile gestire l'intero processo per eventi online, dal vivo e ibridi. Sebbene ci siano altri fornitori che offrono software che si integra con gli strumenti esistenti, le soluzioni di idloom vanno molto oltre nella personalizzazione e nella personalizzazione di queste integrazioni.
Idloom comprende e si adatta veramente ai processi esistenti dei propri clienti e svolge un ruolo chiave nell'aiutare a garantire che i dati fluiscano liberamente all'interno del proprio ecosistema.
Idloom automatizza anche molti processi di gestione degli eventi in modo che i gestori degli eventi non perdano tempo passando tra diversi sistemi o aggiornando informazioni su piattaforme diverse, aumentando l'efficienza complessiva.
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