Cercles
Les cercles sont les différentes composantes administratives et fonctionnelles de votre organisation. Par exemple les différents départements (comptabilité, marketing...), les différents sites (Paris, Bruxelles, Londres…), ou toute autre dimension faisant partie de la structure organisationnelle, peu importe son type.
Vous pouvez également lier ces différentes dimensions entre-elles. Par exemple : le département comptabilité fait partie du service administration et est situé à Paris.
Il ne vous reste ensuite qu’à lier les utilisateurs de votre intranet social aux départements dans lesquels ils travaillent, et ceux-ci seront automatiquement répartis dans les différentes dimensions en fonction des liens établis.
Il ne vous reste plus qu’à leur offrir l’accès au contenu qu’ils recherchent…
Groupes
Les groupes sont des espaces de contenu. C’est par l’intermédiaire de ceux-ci que les informations sont distribuées au sein de l’intranet social vers les utilisateurs auxquels elles sont destinées.
Ces groupes peuvent être directement liés à une ou plusieurs des composantes organisationnelles de votre entreprise, ou être plus généralistes. Par exemple, vous pouvez créer un groupe marketing, qui reprendra les informations relatives à vos campagnes, à la mise sur le marché de vos nouveaux produits ou services… Ou un groupe Paris, qui reprendra toutes les annonces relatives au lieu de travail, plans, consignes de sécurité, facilités d’accès… Ou un groupe généraliste tel que Support technique, dans lequel on retrouvera les modes d’emplois des téléphones ou des logiciels, des vidéos de didacticiels, des documents reprenant les différentes procédures propres à votre organisation…
Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, ces groupes peuvent être :
- Publics : tous les utilisateurs peuvent y accéder et en devenir membre
- Privés : le groupe est visible mais les utilisateurs doivent être invités ou doivent demander un accès avant de pouvoir accéder au contenu du groupe
- Secrets : seuls les membres du groupe peuvent le voir et y accéder.
Il ne vous reste donc plus qu’à inclure les utilisateurs dans ces différents groupes. Et c’est là que toute la magie de idloom-wall prend effet. Il vous suffit de lier les groupes et les cercles pour que tous les utilisateurs de ces dernières soient automatiquement membres des groupes qui les concernent.
Par exemple, un nouveau membre est créé et intégré au département comptabilité qui, rappelons-le, fait partie du service administration et est situé à Paris. Grâce aux liens entre les cercles et les groupes, il sera automatiquement membre des groupes :
- Corporate news : tout le monde est automatiquement membre de ce groupe
- Comptabilité : puisqu’il est membre du département
- Administration : puisqu’il est membre de ce service
- Paris : puisque son département est situé à Paris
- Welcome : qui reprend toutes les informations utiles aux nouveaux collaborateurs, et qu’il pourra quitter ensuite s’il le désire
- Support technique
- …
Dès son premier accès, le collaborateur disposera donc d’un environnement complet avec toutes les informations qui l’intéressent, et uniquement celles-là.
Profils
Enfin, vous pourrez offrir l’opportunité à vos collaborateurs de créer de nouveaux groupes, ou de publier de l’information sur leur propre profil.
Les profils fonctionnent de la même manière que les groupes, à la différence qu’il s’agît des pages personnelles des membres et non plus de groupes fonctionnels ou thématiques. Par exemple, si l’un de vos collaborateurs est féru de nouvelles technologies, il pourra publier sur son profil toutes sortes d’informations, telles que des liens vers des articles de presse, des vidéos, des documents… Les autres utilisateurs pourront dès lors suivre son profil et recevoir toutes les informations qui y sont publiées dans leur « wall » et dans leur « mail digest » qu’ils recevront périodiquement.
De cette manière, vous avez réalisé l’adéquation parfaite entre la structure organisationnelle de votre entreprise, les thèmes et contenus disponibles et les centres d’intérêts de vos collaborateurs, et atteint l’essence même de idloom-wall : SHARE – COLLABORATE – INTERACT.