Pourquoi l'automatisation des rappels de paiement est essentielle pour votre entreprise
La gestion manuelle des factures peut être longue et sujette aux erreurs, entraînant des paiements tardifs et des perturbations de trésorerie. L'automatisation des rappels de paiement simplifie ce processus, assure des relances ponctuelles et réduit les risques de factures impayées. Avec les outils intuitifs d’idloom, les entreprises peuvent personnaliser les plannings de rappels, améliorer le suivi financier et maintenir une trésorerie saine sans effort.
Chaque rappel est envoyé par e-mail au destinataire lié à la facture et inclut un lien direct pour le paiement en ligne (si activé), un aperçu en ligne de la facture et un contenu personnalisable adapté à vos besoins.
Avec une nouvelle section de Rappels de Paiement dans le module de facturation, vous pouvez désormais configurer et automatiser vos rappels en toute simplicité.
Comment configurer les rappels de paiement dans idloom
Pour configurer les Rappels de Paiement, accédez à Paramètres > rappels dans le Module de Facturation. La première étape consiste à sélectionner la langue par défaut de vos rappels. Ce sera la langue principale, mais des langues supplémentaires peuvent être ajoutées pour des rappels individuels.
Créer un nouveau rappel de paiement
Chaque rappel se compose de :
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Domaine d'envoi personnalisé : Choisissez le domaine de l'expéditeur pour l'e-mail.
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CCI : Ajoutez des adresses e-mail pour les copies cachées.
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Nom du rappel : Attribuez un nom reconnaissable (ex. : "Rappel - Échéance Dépassée de 3 Jours").
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Type de rappel : Choisissez entre manuel, avant la date d'échéance ou après la date d'échéance. Les rappels manuels permettent des suivis personnalisés, tandis que les rappels automatiques assurent des notifications ponctuelles sans intervention manuelle.
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Timing du rappel : Définissez le nombre de jours/semaines/mois avant ou après la date d'échéance.
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Objet & contenu de l'e-mail : Personnalisez l'objet et le message en utilisant un éditeur WYSIWYG avec du texte par défaut, des champs de fusion (numéro de facture, date d'échéance) et un bouton de méthode de paiement (si le paiement en ligne est activé).
Vous pouvez envoyer un e-mail de test pour vérifier le contenu et la configuration. L'e-mail de test sera envoyé à l'adresse e-mail de l'utilisateur effectuant l'action.
Si plusieurs méthodes de paiement en ligne sont configurées dans le Module Événements, une case à cocher apparaît pour chaque méthode de paiement. Cela permet de définir une méthode de paiement en ligne par défaut pour le lien direct dans le rappel, garantissant que les destinataires sont dirigés vers l'option préférée.
Si des langues supplémentaires sont configurées, les rappels seront envoyés dans la langue du participant en fonction de la langue sélectionnée sur le site de l'événement. Si aucune correspondance n'est trouvée, le rappel sera envoyé dans la langue par défaut définie pour le rappel, garantissant une communication claire.
Options de rappels de paiement manuels
Si configurée, l'option 'Envoyer un Rappel Manuel' apparaît à :
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Niveau du Document dans le Profil Client
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Niveau de la Facture dans la Liste des Factures
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Plus d'Actions (Roue Verte) dans l'Aperçu de la Facture
Cela permet d'envoyer des rappels manuels flexibles selon les besoins.
Gestion de la structure des rappels de paiement & journaux financiers
Les rappels sont gérés dans Paramètres > Rappels, avec tous les journaux financiers héritant automatiquement de ces rappels pour assurer un suivi cohérent des factures. Pour les entreprises gérant plusieurs profils ou sous-comptes (comme les clients d'entreprise), les rappels de paiement sont personnalisés par profil pour s'aligner sur des journaux financiers spécifiques. Cette structure aide à rationaliser la gestion des factures et assure des rapports financiers précis sur l'ensemble des comptes.
Permissions & Rôles des utilisateurs pour la gestion des rappels de paiement
Les permissions des Journaux ont été renommées en Journaux & Rappels, avec des permissions appliquées aux deux. Les utilisateurs peuvent Créer, Mettre à Jour, Lire et Supprimer des rappels et des journaux, assurant un contrôle total des opérations financières.
En exploitant la fonctionnalité des Rappels de Paiement, vous pouvez automatiser les suivis, minimiser les retards de paiement et optimiser la trésorerie. Cet outil garantit un processus financier fluide, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.
Profitez-en,
L'équipe support d'idloom.