Het is geen geheim dat evenementen een grote impact hebben op het milieu. Of het nu gaat om luchtvervuiling door reizen, overmatige afvalproductie, ongebruikte materialen of single-use plastics, meerdere factoren beïnvloeden de duurzaamheid van je evenement—en daarmee ook de ecologische voetafdruk van je organisatie. Maar wat kun je eraan doen?
We hebben onze vier beste strategieën op een rijtje gezet om groenere evenementen te organiseren die voldoen aan je duurzaamheidsdoelen en onvergetelijke ervaringen creëren voor de deelnemers.
1. Kies Milieuvriendelijke Locaties en Leveranciers
Waar je je evenement organiseert en met wie je samenwerkt, zijn twee van de belangrijkste factoren voor duurzaamheid.
Kies niet alleen een locatie die handig of esthetisch aantrekkelijk is, maar kies voor ruimtes die bewuste inspanningen leveren om de milieubelasting te verminderen. Hetzelfde geldt voor leveranciers, waaronder cateraars, entertainment en marketeers.
Milieuvriendelijkheid gaat echter verder dan alleen het gebruik van energiezuinige verlichting of het beperken van plastics. Deze zijn allemaal belangrijk, maar zoek partners met solide duurzaamheidsreferenties en die open zijn over hun betrokkenheid bij duurzaamheid, zoals toezeggingen om tegen 2050 Net Zero te bereiken, plus ESRS-, CSRD- en IFRS-duurzaamheidsnormen. Praktijken waar je op moet letten, zijn onder meer het gebruik van duurzame voedselbronnen, recyclingstations, waterbesparende apparaten, slimme temperatuurregelingen, sterke afvalbeleid en deelname aan milieuprojecten.
2. Verminder Afval en Schadelijke Materialen
Evenementen staan erom bekend grote hoeveelheden afval te produceren, zoals voedsel, papier, decoraties, plastic bekers of zelfs merkproducten zoals pennen en geschenkzakken. Een deel hiervan kan worden gerecycled, maar veel eindigt op de vuilstort. Meestal is het afval volledig overbodig.
Plan zorgvuldig, denk aan het aantal deelnemers en wat ze nodig hebben. Heeft elke persoon drie menu-opties nodig? Of kun je afval verminderen door deelnemers vooraf voedselkeuzes te laten maken? Overweeg registratiesystemen waarmee deelnemers hun maaltijdkeuzes van tevoren kunnen opgeven en betalen, om de ecologische voetafdruk van de registratie te verkleinen. Dit zorgt ervoor dat je alleen koopt wat je nodig hebt en voedselverspilling vermindert. Het is ook een uitstekende manier om het budget te beheren en extra fondsen te genereren voor kosten voorafgaand aan het evenement.
Je kunt zelfs deelnemers betrekken bij duurzaamheidsinitiatieven door hen aan te moedigen hun eigen materialen mee te nemen, zoals herbruikbare waterflessen die ze ter plaatse kunnen vullen, of persoonlijke pennen en papier voor notities. Dit versterkt niet alleen je duurzaamheidsclaims, maar kan ook mensen motiveren zich aan te melden voor je evenement, omdat het een duidelijke betrokkenheid bij het milieu laat zien.
3. Kies voor Virtueel
Luchtvervuiling is een van de grootste veroorzakers van milieuschade. Om reisvervuiling te verminderen, moedig deelnemers aan om gebruik te maken van het openbaar vervoer in plaats van de auto. Ze kunnen ook fietsen of lopen als het evenement dichtbij is.
Een andere mogelijkheid zijn hybride evenementen, waarmee je je evenement virtueel kunt aanbieden in plaats van alleen op locatie. Door mensen de mogelijkheid te geven op afstand deel te nemen, kun je het aantal deelnemers ter plaatse aanzienlijk verminderen. Dit betekent minder behoefte aan ruimte, materialen en voedsel. Hybride evenementen kunnen ook je bereik vergroten en het aantal deelnemers verhogen, aangezien mensen kunnen deelnemen, zelfs als ze niet fysiek aanwezig kunnen zijn.
4. Maak Digitale Communicatie een Prioriteit
In plaats van brochures, plattegronden en deelnemerslijsten te printen, communiceer digitaal door te investeren in event management software (EMS) waarmee je een evenementwebsite kunt maken en meldingen kunt verzenden via een mobiele app.
Gebruik virtuele incheckmethoden en registratieopties. Maak een eigen evenementwebsite om je evenement te promoten en geef deelnemers alle informatie die ze nodig hebben op één plek. Je kunt zelfs QR-codes geven om te scannen op de locatie, waarmee ze informatie over sprekers kunnen vinden, zich kunnen inschrijven voor competities of meer over je merk kunnen leren. Wat je ook wilt communiceren, kijk of je het digitaal kunt aanbieden.
Ruimte Maken voor Duurzaamheid
Bij het plannen van je volgende evenement moet duurzaamheid een topprioriteit zijn. Het is essentieel om het milieu te beschermen en de ecologische voetafdruk te verkleinen, maar milieuvriendelijkheid is ook een grote meerwaarde. Het kan net datgene zijn waardoor je opvalt. Mensen maken zich steeds meer zorgen over duurzaamheid, dus door je betrokkenheid te tonen, kun je de waarde van je merk aanzienlijk vergroten en je marketinginspanningen versnellen. Om je te helpen ruimte te maken voor duurzaamheid, bekijk idloom, de toonaangevende registratie- en eventmanagementsoftware, het alles-in-één platform met geavanceerde digitale tools om je evenementen naar een hoger niveau te tillen.