Een goed gestructureerd registratieproces is essentieel voor een vlotte evenementorganisatie. Met de functie voor aangepaste registratiestatussen van idloom kun je unieke statussen aanmaken die aansluiten bij jouw workflow, waardoor je een duidelijk overzicht krijgt van de deelnemers en je evenementbeheer efficiënter verloopt.
Waarom aangepaste registratiestatussen ideaal zijn voor geavanceerd deelnemersbeheer
Een efficiënte registratie van deelnemers kan het succes van je evenement bepalen. Dankzij de aangepaste registratiestatussen van idloom elimineer je manuele opvolging, verminder je de administratieve last en krijg je volledige zichtbaarheid over de voortgang van je deelnemers. Of je nu deelnemers moet goedkeuren, bevestigingen wil automatiseren of segmenteren op basis van tickettypes—met deze functie houd jij de controle in handen.
Hoe aangepaste registratiestatussen instellen
idloom stelt je in staat om aangepaste registratiestatussen aan te maken en te beheren op profielniveau, zodat ze beschikbaar zijn voor alle toekomstige evenementen zonder opnieuw configureren.
Er zijn drie soorten registratiestatussen: In afwachting, Neemt deel en Neemt niet deel.
Je kunt nieuwe statussen aanmaken binnen de categorieën Neemt deel en Neemt niet deel, specifieke acties configureren en gepersonaliseerde communicatie instellen. De status “In afwachting” heeft echter een specifieke rol binnen het registratiebeheer, waardoor je enkel de kleur en het label kunt aanpassen.
Een gedetailleerde uitleg van elk type status en het nut ervan vind je terug in het statussen-overzicht via Profiel > Evenementinstellingen > Registratiestatussen.
Klik hier voor meer informatie over onze standaardstatussen.
Registratiestatussen automatiseren: flexibiliteit of volledige automatisatie
Organisatoren kunnen nu bepalen welke registratiestatussen deelnemers toestaan om hun registratie te bewerken. Bijvoorbeeld: als een deelnemer de status "Goedkeuring vereist" heeft, kan hij/zij de registratie aanpassen als die optie is ingeschakeld.
Bovendien kan een deelnemer automatisch een nieuwe status krijgen op basis van het type ticket dat hij/zij selecteert, of op basis van de standaard registratiestatus van het evenement—volgens de voorwaarden die jij als organisator instelt (ja, je kunt eenvoudig specifieke statussen koppelen aan je categorieën of tickettypes).
Organisatoren kunnen ervoor kiezen om de controle over statusupdates handmatig te behouden of het proces volledig te automatiseren. Deze flexibiliteit zorgt voor een aanpak op maat, vermindert de werklast en behoudt het overzicht. Door statusupdates te automatiseren, wordt het beheer van deelnemers efficiënter en soepeler.
Voor internationale evenementen laat idloom je toe om vertalingen toe te voegen voor alle statussen. Klik simpelweg op het landvlaggetje in de statuseditor om vertalingen in te voeren voor verschillende talen.
Al deze acties en instellingen kunnen worden geconfigureerd via Profiel > Evenementinstellingen > Registratiestatussen > Bewerken.
Samengevat, het opzetten van je registratieproces gebeurt in twee stappen: eerst stel je op profielniveau de basis in—je creëert statussen, definieert acties, standaardinstellingen (zoals de standaardstatus) en gepersonaliseerde communicatie. Daarna pas je deze instellingen per evenement aan volgens de specifieke noden van dat event.
Use case 1: Registratie stroomlijnen met goedkeuringsworkflows
Als je evenement een manuele goedkeuring vereist alvorens deelnemers te bevestigen, helpt een gestructureerd goedkeuringssysteem je om registraties te controleren, deelnemers op te volgen en communicatie te automatiseren. Met aangepaste registratiestatussen kun je een workflow instellen waarbij inschrijvingen starten in een "in afwachting"-status, worden beoordeeld door organisatoren en vervolgens worden goedgekeurd of geweigerd.
Zo werkt het:
- Een deelnemer schrijft zich in en krijgt de status “In afwachting van goedkeuring”. Hij/zij ontvangt een e-mail waarin staat dat de inschrijving is ontvangen en zal worden beoordeeld.
- De organisator ontvangt een melding van de nieuwe registratie en kan de deelnemer goedkeuren of weigeren via de backoffice.
- Na goedkeuring ontvangt de deelnemer een bevestigingsmail. De status blijft behouden, ook als de deelnemer later iets aanpast.
Dit systeem geeft organisatoren volledige controle over goedkeuringen en zorgt tegelijkertijd voor duidelijke, consistente communicatie met deelnemers.
Zo stel je het in:
- Creëer je goedkeuringsworkflow
- Definieer een status “In afwachting van beoordeling” voor nieuwe inschrijvingen die goedkeuring vereisen.
- Maak een status “Bevestigd” voor goedgekeurde deelnemers.
- Voeg een status “Niet goedgekeurd” toe voor deelnemers die niet aan de voorwaarden voldoen.
- Bepaal hoe wachtende registraties meetellen in capaciteit
- Als registraties met de status "In afwachting van beoordeling" een plaats moeten reserveren, voeg die toe aan de lijst “Neemt deel”.
- Als ze pas meetellen na goedkeuring, voeg die dan toe aan de lijst “Neemt niet deel”.
- Stel de standaardstatus in voor nieuwe registraties
- Wijs “In afwachting van beoordeling” toe als standaardstatus op profiel- of evenementniveau, zodat alle nieuwe registraties automatisch in het goedkeuringsproces terechtkomen.
- Pas meldingen aan
- Activeer aangepaste e-mailtemplates voor “In afwachting van beoordeling”, “Bevestigd” en “Niet goedgekeurd”. Je kunt QR-codes, samenvattingen en eventdetails toevoegen voor gerichte communicatie per status.
- Wijs een eventeigenaar toe
- Geef onder Algemeen > Essentiële gegevens aan wie de eventeigenaar is, zodat deze de meldingen voor registraties in afwachting ontvangt.
Om te vermijden dat er onbedoelde bevestigingsmails worden verzonden, kun je deze automatische e-mail uitschakelen in de evenementinstellingen. Ga naar Inhoud > Automatische e-mails > Instellingen om dit aan te passen.
Deze configuratie zorgt voor een efficiënt en gecontroleerd registratieproces waarmee je goedkeuringen beheert en nauwkeurig het aantal beschikbare plaatsen opvolgt.
Use case 2: Automatische bevestiging voor VIP’s en speciale categorieën
Naast automatische bevestigingen voor VIP’s, laat idloom je toe om aangepaste statussen te koppelen aan specifieke categorieën of tickettypes per evenement. Dit biedt nog meer flexibiliteit in het beheer van deelnemers door ervoor te zorgen dat elk type inschrijving automatisch de juiste status krijgt. In plaats van handmatige beoordeling kun je bijvoorbeeld VIP-deelnemers automatisch bevestigen door hen de aangepaste status “VIP” toe te wijzen.
Zo stel je het in:
Koppel statussen aan categorieën en tickettypes
- Ga naar de categorieën en opties in de instellingen van je evenement.
- Stel de status “VIP” in als standaard voor de bijbehorende ticketcategorie.
- Opmerking: alleen statussen van het type “Neemt deel” kunnen worden gekoppeld aan categorieën.
Dankzij deze setup ontvangen VIP’s en andere prioritaire deelnemers specifieke communicatie en doorlopen ze een apart proces, terwijl andere deelnemers via de standaardflow worden behandeld.
Krijg volledige controle over je deelnemersbeheer—van goedkeuringen tot automatische bevestigingen. Deze tools helpen je om workflows te stroomlijnen, handmatig werk te beperken en het registratieproces te optimaliseren.
Hulp nodig? Ons supportteam staat klaar om je te helpen.
Het idloom-team