De AVG en uw evenementen
idloom heeft al altijd veel waarde gehecht aan de privacy en vertrouwelijkheid van gegevens, persoonsgegevens in het bijzonder.
Op 25 mei 2018 trad de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU in werking. Deze verordening versterkt de wetgeving inzake gegevensbescherming die van toepassing is op bedrijven in de EU en meer in het algemeen wanneer gegevens van Europese burgers worden verzameld.
Als Europees bedrijf wil idloom uiteraard voldoen aan deze nieuwe verordening en wil het bedrijf zijn klanten ondersteunen bij de veranderingen die dit op het gebied van evenementenbeheer met zich meebrengt. Wij zien ons daarom genoodzaakt wijzigingen aan te brengen aan de gegevensbeschermingbepalingen van onze gebruiksvoorwaarden (de bijgewerkte versie van deze voorwaarden is hier beschikbaar).
Het is belangrijk om te weten dat we hebben besloten dat klanten van over de hele wereld van deze verbeterde bescherming moeten kunnen genieten.
Als dienstverlener is idloom ook bereid te garanderen dat de organisatie van uw toekomstige evenementen aan deze nieuwe eisen zal voldoen. Bij het organiseren van evenementen in de EU of voor burgers van de EU moet uw bedrijf immers ook voldoen aan de AVG.
Wat betekent dit in een notendop?
- U hoeft niets te veranderen aan het type informatie dat u aan de inschrijvers vraagt, zolang dit strikt noodzakelijk is voor de organisatie van uw evenement (naam, factuuradres, bedrijfsnaam ...). Het privacybeleid moet alleen maar specifieker zijn over zaken als hoe lang u de gegevens bewaart, of u al dan niet een gegevensbeschermingsfunctionaris hebt enz.
- Het wordt echter wat lastiger wanneer gegevens worden verzameld die (op het eerste gezicht) niet rechtstreeks verband houden met de organisatie van uw evenement. In dit geval moet u kunnen aantonen waarom u deze gegevens hebt verzameld.
- Wanneer noodzakelijke gegevens voor een ander doeleinde dan de organisatie van het evenement worden gebruikt, moet u de inschrijvers hiervan op de hoogte brengen. Hoewel voor uw eigen marketing geen specifieke toestemming nodig is, dient u, indien deze informatie wordt gebruikt voor marketingacties van derden, uit te leggen hoe de gegevens zullen worden behandeld.
Daarom stellen wij bij het uitwerken van uw evenement een (kort) privacybeleidsmodel voor dat bij de registratie voor uw evenementen moet worden gevalideerd. U kunt het natuurlijk verder aanpassen om het beter af te stemmen op uw behoeften of op de specifieke kenmerken van de reden waarvoor u de verzamelde gegevens wilt gebruiken.
Daarnaast verschaft idloom u bij het opstellen van een registratieformulier waardevolle informatie over wat wel en wat niet gevraagd kan worden aan inschrijvers uit de EU.
Al deze informatie is nu beschikbaar in ‘REGISTRATIESTAP 1: GASTENINFORMATIE’ van het creatieproces van uw evenement.
Nog vragen? Neem dan zeker contact met ons op via privacy@idloom.com.