Het organiseren van evenementen betekent het beheren van grote hoeveelheden gegevens, van de namen en adressen van deelnemers tot creditcardgegevens en andere betaalinformatie. Het is cruciaal om gegevensbeschermingsstrategieën te hebben om deze informatie te beschermen, maar het is ook een wettelijke vereiste, bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de EU.
In dit artikel zullen we doornemen hoe gegevensprivacy van invloed is op uw evenementen en waarom ISO-certificering noodzakelijk is voor het stroomlijnen van processen.
De impact van regelgeving inzake gegevensbescherming op uw evenementen
In de afgelopen jaren zijn steeds meer bedrijven bezorgd geworden over gegevensprivacy en online beveiliging. De invoering van regelgeving inzake gegevensbescherming zoals de AVG heeft de zorgen van mensen over praktijken voor gegevensbescherming verder versterkt. Voor met name de evenementenindustrie introduceerden deze regels een enorme verschuiving. Bij het verzamelen van gevoelige informatie uit registratieformulieren, zoals de namen, contactgegevens en adressen van deelnemers, moeten evenementenorganisatoren toestemming krijgen en transparantie bieden over hoe de gegevens van deelnemers worden gebruikt, gedeeld en opgeslagen. Zonder specifieke toestemming kunnen organisaties bijvoorbeeld geen e-mails van deelnemers gebruiken voor andere doeleinden, zoals het versturen van marketingmateriaal.
Evenzo brengen regels en voorschriften voor gegevensprivacy complexiteiten met zich mee voor de selectie van leveranciers. Bedrijven moeten ook de gegevensbeschermingspraktijken en contracten van leveranciers controleren om naleving te garanderen, wat ook de software voor evenementenbeheer omvat. Dit betekent dat elke klant die software voor evenementenbeheer gebruikt, vragenlijsten moet versturen om de naleving van gegevensbescherming te beoordelen, sub-verwerkingsovereenkomsten, praktijken voor gegevensverzameling, enzovoort.
Deze vragenlijsten zijn niet alleen tijdrovend voor klanten, maar ook belastend voor bedrijven die software voor evenementenbeheer leveren. Als elke klant verschillende vragenlijsten stuurt, moeten softwarebedrijven aanzienlijke tijd besteden aan het verzamelen van informatie en het individueel beantwoorden van vragen om aan verschillende nuances te voldoen. Dit maakt de behoefte aan een gestandaardiseerde oplossing des te groter. Daarom is ISO-certificering zo belangrijk.
Het vereenvoudigen van gegevensbeschermingsevaluaties door ISO-standaardisatie
ISO is een in de branche erkende certificering die ervoor zorgt dat een bedrijf voldoet aan bepaalde normen voor kwaliteitsborging. De twee belangrijkste normen zijn ISO 27001 en SOC2 (voornamelijk VS). Een organisatie kan alleen ISO-certificering behalen als zij passende gegevensbeveiliging en controle over informatietechnologie hebben. Aangezien een ISO-gecertificeerd bedrijf al de relevante beoordeling van zijn gegevensbeschermingscontroles heeft ondergaan, elimineert dit de noodzaak voor verdere controles, ook door hun klanten.
Als gevolg hiervan is er geen behoefte aan talloze vragenlijsten. ISO-certificering op zichzelf is voldoende bewijs dat een organisatie strenge maatregelen voor gegevensbescherming heeft. Een bedrijf kan, zodra het deze certificering heeft ontvangen, eenvoudig zijn ISO-documentatie delen met een klant of leverancier, in plaats van tijd te besteden aan het invullen van tijdrovende vragenlijsten. In veel gevallen zorgt alleen al het feit dat een bedrijf ISO-gecertificeerd is ervoor dat er geen behoefte is aan het controleren van enige documentatie.
Succesvolle evenementen bereiken met ISO-certificering
Het navigeren door de impact van regelgeving inzake gegevensbescherming op evenementen is van essentieel belang vanwege de gevoelige aard van informatie van deelnemers en leveranciers. Om naleving te garanderen en het succes van uw evenementen te maximaliseren, is certificering noodzakelijk om processen te stroomlijnen en de last voor uw evenemententeams te verminderen. Bekijk toonaangevende evenementenbeheersoftware idloom voor al uw behoeften op het gebied van evenementenbeheer. Als een ISO 27001-gecertificeerd platform vertrouwt idloom op de hoogste praktijken voor gegevensbeveiliging om uw gegevens veilig te houden.