Los eventos de asociaciones son enormemente beneficiosos para establecer contactos, construir una comunidad unida y explorar nuevas oportunidades con profesionales afines. Pero, al igual que con cualquier evento, no están exentos de desafíos. Ya sea una pequeña recaudación de fondos para una organización benéfica o su conferencia anual a gran escala, todos los eventos de asociaciones deben planificarse y ejecutarse correctamente para fomentar una experiencia enriquecedora para sus delegados.

1. Gestión de presupuestos y creatividad

La presión para ofrecer eventos atractivos con presupuestos ajustados está dejando a muchas organizaciones preguntándose cómo pueden crear realmente valor. A menudo, la próxima mejor opción requiere invertir en tecnología costosa, como la inteligencia artificial y experiencias inmersivas. Junto con el creciente costo de la inflación para viajes, alojamiento y gastos de lugar, no es de extrañar que las asociaciones se sientan ajustadas financieramente.

Es hora de ser más creativo y pensar en cómo puedes crear una experiencia valiosa e inolvidable para los asistentes. Piensa en investigar la psicología de los eventos para comprender qué motiva a los asistentes, creando sesiones únicas y estimulantes que dejen una impresión duradera. No tienes que gastar miles en gamificación o dispositivos portátiles para crear un evento exitoso. Para ayudar a aumentar los presupuestos, también puedes pensar en iniciativas de financiamiento creativas, como campañas de crowdfunding, subastas silenciosas o patrocinios.

2. Planificación de eventos sostenibles

Los asistentes buscan eventos respetuosos con el medio ambiente, eligiendo organizaciones que prioricen la sostenibilidad. Esto deja a muchas asociaciones enfrentando desafíos en torno al reciclaje y envasado, reducción de residuos, viajes innecesarios y elección de lugares y proveedores sostenibles.

Para ayudarte a atraer asistentes y mantener tu reputación, es importante hacer de la sostenibilidad una prioridad. Piensa en cómo puedes utilizar materiales reciclados o alternativas respetuosas con el medio ambiente, como cartón en lugar de plástico, proporcionar formas alternativas de viajar, minimizar materiales innecesarios como folletos impresos en lugar de digitales y planificar la alimentación de manera sensata para reducir los residuos.

3. Equilibrio entre eventos híbridos y presenciales

Si aún no estás ofreciendo eventos híbridos, es hora de empezar a pensar en cómo puedes ofrecer a los asistentes una experiencia en línea además de en persona. Pero es importante ejecutar eventos híbridos de manera eficiente, asegurándote de que haya suficiente sinergia entre las experiencias en vivo y en línea. De lo contrario, podría dejar a los delegados sintiéndose desconectados.

Debe haber un equilibrio adecuado entre lo que está en línea y fuera de línea, asegurando que los asistentes puedan interactuar entre sí y con tu asociación sin importar dónde se encuentren. También deberás pensar en cómo gestionar diferentes zonas horarias, experiencias para los asistentes y cómo idear la estrategia de precios adecuada para cubrir los costos adicionales en persona.

4. Marketing de tu evento con éxito

La comunicación es clave. El marketing exitoso de tu evento significa que puedes llegar a las personas adecuadas a través de los canales adecuados y mantenerlos comprometidos, tanto antes de tu evento como después. Sin una estrategia de marketing clara, tendrás dificultades para encontrar a tu audiencia y animar a las personas a registrarse. Y aunque tengas una, sin una comunicación regular, los miembros pueden perder fácilmente el interés o no ver el valor de tu evento. Establece un plan de marketing detallado que explore a quién estás apuntando, cómo y dónde, y establece puntos de contacto regulares para la comunicación. Esto incluye correos electrónicos, sitios web, redes sociales y aplicaciones de eventos.

5. Aprovechamiento de la tecnología integrada

Es fácil quedar atrapado en la logística del evento, incluida la venta de entradas, el registro y la comunicación con los asistentes. Pero esto significa que podrías pasar por alto otras áreas de la planificación del evento. 

Invierte en software de gestión de eventos (EMS) para ayudar a optimizar los procesos. Las principales soluciones de software pueden encargarse de todo, desde la venta de entradas y el registro hasta la comunicación con las partes interesadas y el marketing. Puedes usar el software de gestión de eventos para crear sitios web personalizados, manejar pagos y administrar listas de asistentes.

Tu próximo evento de asociación te espera

Navegar por los desafíos de los eventos de asociación requiere una planificación meticulosa y soluciones estratégicas. El equilibrio entre presupuestos, dominio de la logística del evento, priorización de la gestión del tiempo, marketing efectivo y aceptación de la tecnología son pasos cruciales para una experiencia exitosa, tanto para ti como para los miembros de tu asociación. 

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