La organización de eventos implica manejar grandes cantidades de datos, desde los nombres y direcciones de los asistentes hasta los detalles de tarjetas de crédito y otra información de pago. Es crucial tener estrategias de protección de datos para resguardar esta información, pero también es un requisito legal, como por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la UE.
En este artículo, repasaremos cómo la privacidad de los datos impacta en tus eventos y por qué la certificación ISO es necesaria para optimizar los procesos.
El Impacto de las Regulaciones de Protección de Datos en tus Eventos
En los últimos años, cada vez más empresas se han preocupado por la privacidad de los datos y la seguridad en línea. La introducción de regulaciones de protección de datos como el GDPR ha reforzado aún más las preocupaciones de las personas sobre las prácticas de protección de datos. Para la industria de eventos, en particular, estas regulaciones introdujeron un cambio significativo. Al recolectar información sensible de formularios de registro, como nombres de los asistentes, detalles de contacto y direcciones, los organizadores de eventos deben obtener consentimiento y proporcionar transparencia sobre cómo se utilizan, comparten y almacenan los datos de los asistentes. Sin un consentimiento específico, por ejemplo, las organizaciones no pueden usar correos electrónicos de asistentes para otros fines, como enviar materiales de marketing.
Del mismo modo, las normas y regulaciones de privacidad de datos complican la selección de proveedores. Las empresas también deben evaluar las prácticas de protección de datos y los contratos de los proveedores para garantizar el cumplimiento, lo que incluye el software de gestión de eventos. Esto significa que cada cliente que utiliza software de gestión de eventos debe enviar cuestionarios para evaluar el cumplimiento de protección de datos, acuerdos de subprocesamiento, prácticas de recopilación de datos y similares.
Estos cuestionarios no solo consumen tiempo para los clientes, sino que también son una carga para las empresas de software de gestión de eventos. Si cada cliente envía cuestionarios diferentes, las empresas de software deben invertir tiempo significativo recopilando información y respondiendo preguntas individualmente para adaptarse a diferentes matices. Esto hace que la necesidad de una solución estandarizada sea aún mayor. Por eso la certificación ISO es tan importante.
Simplificación de Evaluaciones de Protección de Datos a través de la Estandarización ISO
ISO es una certificación reconocida en la industria que garantiza que una empresa cumpla con ciertos estándares de aseguramiento de calidad. Los dos principales estándares son ISO 27001 y SOC2 (principalmente en EE. UU.). Una organización solo puede lograr la certificación ISO si tiene controles apropiados de seguridad de datos y tecnología de la información. Dado que una empresa certificada por ISO ya ha pasado la evaluación relevante de sus controles de protección de datos, elimina la necesidad de más controles, incluso por parte de sus clientes.
Como resultado, no es necesario realizar innumerables cuestionarios. La certificación ISO en sí misma es suficiente prueba de que una organización tiene medidas sólidas de protección de datos. Una vez recibida, una empresa puede compartir simplemente su documentación ISO con un cliente o proveedor, en lugar de pasar tiempo llenando cuestionarios que consumen mucho tiempo. En muchos casos, simplemente el hecho de que una empresa esté certificada por ISO elimina la necesidad de verificar cualquier documentación.
Lograr el Éxito del Evento con la Certificación ISO
Navegar el impacto de las regulaciones de protección de datos en eventos es imperativo debido a la naturaleza sensible de la información de los asistentes y proveedores. Para garantizar el cumplimiento y maximizar el éxito de tus eventos, la certificación es necesaria para optimizar los procesos y reducir la carga sobre tus equipos de eventos. Echa un vistazo a idloom, software líder de gestión de eventos para todas tus necesidades de gestión de eventos. Como plataforma certificada ISO 27001, idloom se basa en las mejores prácticas de seguridad de datos para mantener tu información segura.