Una solución centralizada para que los asistentes gestionen las inscripciones a eventos idloom hub simplifica la inscripción a eventos al proporcionar un espacio centralizado donde los asistentes pueden gestionar sus eventos, actualizar sus inscripciones y acceder a documentos importantes, todo en un solo lugar.

Una manera más inteligente de gestionar las inscripciones a eventos

Gestionar múltiples inscripciones a eventos puede ser una tarea que consume mucho tiempo y resulta compleja. Con nuestro hub, ofrecemos a tus asistentes una plataforma centralizada que consolida todos los detalles del evento, proporcionando a tus asistentes una manera más estructurada y eficiente de gestionar sus inscripciones.

Un solo inicio de sesión, todas las registraciones de eventos en un solo lugar

Con un solo inicio de sesión, los asistentes pueden acceder fácilmente a un panel de control personalizado que consolida todos sus eventos futuros y pasados. Esta vista integrada simplifica la gestión de eventos al eliminar la necesidad de buscar entre múltiples correos electrónicos o documentos. Ya sea gestionando su propia participación o manejando las registraciones de otros, todo está en un solo lugar.

Gestionar las registraciones personales y delegadas

El hub permite a los asistentes gestionar fácilmente tanto sus propias registraciones como cualquier registración que hayan completado en nombre de otros.

• Registraciones personales: Los asistentes pueden ver y gestionar todas sus registraciones de eventos, acceder a los detalles del evento y actualizar su información cuando sea necesario.

• Registraciones delegadas: Si alguien registra en nombre de otros (por ejemplo, miembros de equipo, colegas o invitados), el hub proporciona una vista estructurada de todos los participantes que han inscrito. Pueden acceder a hubs específicos para cada participante, lo que garantiza una gestión eficiente de las registraciones y actualizaciones.

Cómo funciona - flujo de inicio de sesión y creación de cuenta para los asistentes

Una opción de inicio de sesión y creación de cuenta se muestra de forma destacada en la página de inicio del evento y en la página de confirmación después de que un asistente complete una registración.

Aunque se anima a los asistentes a iniciar sesión o crear una cuenta para acceder a su hub y vincular todas las registraciones bajo una sola cuenta, este paso no es obligatorio antes de registrarse. Aún tienen la opción de crear una cuenta más tarde desde la página de confirmación o en cualquier momento a través del correo electrónico de confirmación recibido después de registrarse.

Una vez que se crea una cuenta, los asistentes recibirán un correo electrónico de validación. Después de confirmar su cuenta, obtendrán acceso completo a su hub, donde podrán:

• Ver todos sus eventos registrados.
• Gestionar sus propias registraciones y las de los participantes delegados.
• Mantener todos los detalles del evento organizados en un solo lugar.

Esta vista unificada simplifica la gestión de eventos al eliminar la necesidad de revisar múltiples correos electrónicos o documentos, lo que facilita a los asistentes realizar un seguimiento de sus registraciones.

Cómo configurar la configuración del hub para la gestión de registros de los asistentes

Dentro de la configuración de su perfil, encontrará una nueva sección para configurar la configuración predeterminada del hub. Esto le permite personalizar cómo los asistentes interactúan con el hub.

Vaya al módulo de Eventos > Perfiles > Configuración del evento > Básico.

Encontrará una nueva sección con tres casillas de verificación:

• Mostrar el botón “Ir al Hub del Asistente” en el correo electrónico de confirmación.

• Mostrar el botón “Ir al Hub del Asistente” en la página de confirmación.

• Habilitar inicio de sesión y centralizar los registros del hub

De forma predeterminada, sus eventos heredarán estos ajustes. Sin embargo, pueden ajustarse individualmente dentro de cada evento para adaptarse a necesidades específicas. Para configurar estos ajustes para un evento específico, vaya a: Registro > Configuración.

Casos de uso: Cómo los asistentes y administradores gestionan los registros de los eventos

El idloom hub está diseñado para diferentes tipos de usuarios, ya sea que gestionen su propia participación o manejen los registros en nombre de un grupo. A continuación se presentan dos casos de uso comunes que ilustran cómo el hub simplifica la gestión de registros de eventos.

Caso de uso 1: El asistente se registra y gestiona solo sus propios registros

Para los asistentes que gestionan solo su propia participación, el hub ofrece un espacio centralizado para acceder a todos los detalles del evento. Con un solo inicio de sesión, pueden registrarse para los eventos, realizar un seguimiento de su participación y gestionar los documentos del evento desde una sola plataforma.

Cómo funciona:

1. El asistente llega a la página del evento y comienza el registro.
2. Pueden crear una cuenta antes o después de registrarse.
   • Si crean una cuenta primero, su registro se vincula automáticamente a su hub.
   • Si se registran primero y crean su cuenta después del registro, su registro aún se vinculará a su hub.
3. El asistente completa su registro.
4. El sistema vincula el registro a su cuenta, consolidando todos los detalles del evento en un solo lugar.
5. Se envía un correo electrónico de validación para confirmar la cuenta recién creada.
6. Una vez validado, el asistente obtiene acceso completo a su hub, donde puede:
   • Ver horarios, detalles del evento y actualizaciones.
   • Descargar credenciales, boletos electrónicos, facturas y otros documentos relacionados con el evento.
   • Seguir y actualizar sus detalles de registro directamente desde su hub para una experiencia organizada del evento.

Caso de uso 2: El responsable administrativo gestiona los registros en nombre de otros

No todos los asistentes gestionan sus propios registros. En muchos casos, un responsable administrativo (como un gerente de equipo, asistente ejecutivo o coordinador de recursos humanos) registra y supervisa a los participantes sin asistir al evento. El hub facilita la creación de cuentas, el registro de múltiples participantes y la gestión de su asistencia de manera eficiente.

Cómo funciona:

1. El responsable administrativo llega a la página del evento y comienza el proceso de registro para su equipo.
2. Crea una cuenta en la página del evento o inicia sesión si ya tiene una.
   • Esto también puede hacerse más tarde desde la página de confirmación.
3. Registra a los miembros del equipo para el evento en su nombre.
4. El sistema vincula todos los registros a la cuenta del responsable administrativo, proporcionando un panel de control con todos los detalles de los participantes.
5. El responsable administrativo puede acceder al hub individual de cada asistente, donde puede:
   • Ver horarios, detalles del evento y documentos como credenciales y boletos electrónicos.
   • Modificar los detalles de los participantes y actualizar los registros directamente desde su cuenta.

Nota: No es obligatorio crear una cuenta antes de registrar a los participantes, ya que la función de inicio de sesión y creación de cuenta sigue estando disponible en la página de confirmación y en el correo electrónico de confirmación. Esto permite vincular sus registros después de la inscripción, mejorando así su experiencia de registro.

La experiencia existente del hub de asistentes permanece sin cambios

Los asistentes no necesitan iniciar sesión ni crear una cuenta para acceder a su hub personalizado para asistentes. La nueva función de inicio de sesión y creación de cuenta es una función opcional para aquellos que deseen centralizar y gestionar múltiples registros de manera más eficiente.

Disfrute,

El equipo de soporte de idloom.