Introducción: Potencie su evento con una gestión eficiente de archivos
La comunicación efectiva es la base de cualquier evento exitoso. Con la herramienta de gestión de archivos de idloom, puede simplificar la organización, el intercambio y la publicación de archivos relacionados con su evento, asegurando que la información correcta llegue al público adecuado en el momento preciso. Ya sea integrando documentos en su sitio web del evento, compartiendo recursos en correos electrónicos para asistentes o proporcionando materiales personalizados para grupos específicos, idloom ofrece una plataforma versátil y fácil de usar para satisfacer sus necesidades.
Esta guía le llevará a través de las funciones clave y las mejores prácticas para utilizar el sistema de gestión de archivos de idloom. Desde subir y compartir archivos hasta personalizar su visibilidad para diferentes audiencias, aprenderá cómo aumentar el compromiso de los asistentes y garantizar el buen desarrollo de su evento, manteniendo siempre un flujo de información seguro y organizado.
¡Adéntrese y descubra cómo idloom puede llevar la comunicación de su evento al siguiente nivel!
Primeros Pasos: Gestión de Archivos para su Evento
Para comenzar a gestionar los archivos de su evento, diríjase a la sección Contenido > Archivos en el editor de su sitio web del evento. Aquí encontrará su centro principal para cargar y organizar archivos relacionados con el evento o enlazar archivos alojados externamente.
Lo que puede hacer en la sección de Archivos:
- Subir Archivos o Enlazar URLs Externas:
- Subir archivos: Almacene archivos directamente en idloom para un uso seguro y sencillo.
- Enlazar archivos externos: Use una URL para vincular archivos alojados en otras plataformas, garantizando actualizaciones en tiempo real y evitando límites de almacenamiento.
- Configurar las Propiedades de los Archivos:
- Ubicaciones de visualización: Elija dónde aparecerán los archivos: en su sitio web del evento, En correos electrónicos automáticos para asistentes, En el Attendee Hub.
- Configuraciones de accesibilidad:
- Decida si el archivo será público y accesible para todos los inscritos.
- Restrinja el acceso a categorías o opciones específicas. Los archivos restringidos que se publiquen en el sitio web solo aparecerán en la página de confirmación si las elecciones del asistente coinciden con los filtros establecidos.
Con estas herramientas, puede personalizar la disponibilidad de los archivos, mejorar la comunicación y ofrecer una experiencia personalizada a los asistentes de su evento.
Agregar y Gestionar Archivos
Para agregar un nuevo archivo y configurar sus propiedades, siga estos pasos:
- Seleccionar el tipo de archivo:
Elija si desea subir un archivo alojado localmente o enlazar un archivo externo mediante una URL. - Ingresar los detalles del archivo:
- Nombre para mostrar: Asigne un nombre al archivo tal como lo verán los asistentes.
- Archivo o URL:
- Para archivos alojados localmente: Seleccione el archivo que desea subir.
- Para archivos externos: Ingrese la URL completa del archivo.
- Definir ubicaciones de visualización:
Elija dónde aparecerá automáticamente el archivo:- En el sitio web de registro.
- En los correos electrónicos de confirmación.
- En el Attendee Hub.
- Definir accesibilidad:
- Filtro de idioma: Seleccione idiomas específicos en los que el archivo será visible, si aplica.
- Restricción de audiencia: Decida si el archivo será público (accesible para todos los registrados). Restrinja el acceso a categorías u opciones específicas. Los archivos restringidos publicados en el sitio web solo aparecerán en la página de confirmación si las selecciones del asistente coinciden con los filtros definidos.
- Guardar el archivo:
Una vez configuradas todas las opciones, haga clic en Guardar para agregar el archivo.
Gestionar ubicaciones de visualización en la lista
Puede ajustar rápidamente dónde se muestra un archivo directamente desde la lista de archivos marcando o desmarcando las opciones de Sitio web, Correo electrónico o Attendee Hub. Esto le permite realizar actualizaciones de manera eficiente sin necesidad de abrir la configuración individual de cada archivo.
Opciones de Publicación
En el Sitio Web
Cuando está habilitado, los archivos aparecerán en la sección de Archivos Relacionados en la página principal del evento, lo que permite a los asistentes descargarlos fácilmente.
Para sitios web multilingües, puede asignar archivos específicos a idiomas particulares. Por ejemplo, mostrar archivos en inglés en la versión inglesa de su sitio web y archivos en español en la versión española, asegurando relevancia lingüística.
En Correos Electrónicos Automáticos
Los archivos se incluyen en una sección dedicada llamada Archivos, al final de los correos electrónicos automáticos, como enlaces en lugar de adjuntos. Este enfoque: mantiene los correos ligeros, reduce el riesgo de ser marcados como spam, asegura que los destinatarios accedan siempre a la versión más actualizada del archivo, evita problemas de compatibilidad o tamaño de los archivos.
En el Attendee Hub
Centralice el acceso a recursos importantes haciendo que los archivos estén disponibles en el Attendee Hub, creando una experiencia organizada y atractiva. El Attendee Hub refleja actualizaciones en tiempo real, asegurando que los asistentes tengan acceso a los detalles y documentos más recientes del evento.
Accesibilidad Dirigida
Los archivos se pueden configurar para llegar a audiencias específicas, asegurando que la información más relevante se entregue a los asistentes adecuados. Utilice categorías y opciones seleccionadas durante el registro para controlar el acceso a los archivos y mejorar la personalización.
Ejemplos:
- Comparta horarios exclusivos para miembros, contenido VIP o materiales para ponentes con grupos específicos.
- Proporcione documentación personalizada, como guías de sesiones matutinas o vespertinas, según las sesiones seleccionadas por el asistente.
Dependiendo de las configuraciones de publicación, los archivos restringidos aparecerán:
- En la página de confirmación después del registro, si las elecciones del asistente coinciden con el filtro.
- En los correos electrónicos automáticos, enviados a los destinatarios correspondientes.
- En el Attendee Hub, para audiencias filtradas.
Este sistema flexible asegura que los asistentes reciban exactamente lo que necesitan, mejorando la comunicación, aumentando la participación y manteniendo un flujo de información seguro y eficiente.
Trabajando con Archivos
Una vez que haya subido sus archivos a idloom, puede utilizarlos fácilmente en cualquier página o correo electrónico mediante el editor WYSIWYG.
Insertar archivos en su contenido
- Coloque el cursor en la ubicación deseada dentro del editor.
- Haga clic en el botón “Insertar un documento”.
- Seleccione el archivo que desea insertar. El nombre del archivo se añadirá a su contenido como un enlace clicable que dirigirá a los asistentes al archivo.
Copiar URLs de archivos
- Vaya a la Lista de Archivos en la sección Archivos.
- Ubique la columna Más detalles y copie la URL del archivo.
- Puede usar esta URL en cualquier lugar, como en plataformas externas o contenido personalizado adicional.
Notas importantes
- Uso sin restricciones: Los archivos insertados a través del editor o compartidos mediante su URL no aplican restricciones de audiencia. Tenga cuidado al usar archivos restringidos para asegurarse de que no se compartan de manera inadecuada.
- Indicador de restricción: Para identificar fácilmente los archivos restringidos, un pequeño icono de candado aparece junto a su nombre en el menú Insertar un documento. Esto sirve como recordatorio de que se han establecido restricciones de acceso, aunque el editor en sí no las aplica.
Con estas herramientas, puede integrar sus archivos de manera flexible en la comunicación de su evento mientras mantiene el control sobre las configuraciones de acceso definidas.
Disfrútelo,
El equipo de soporte de idloom.