Cambia la conversación, cambia el mundo. A través de su serie de eventos Impact, The Economist facilita debates informados y análisis inteligentes de cuestiones globales críticas con más de 80 eventos en 30 países cada año.
Asistidos por VIPs como líderes financieros, expertos de la industria, propietarios de empresas y políticos, los eventos pueden ser el catalizador para un cambio significativo. ¿El desafío? Asegurarse de que los VIPs obtengan valor de estos eventos — y estén dispuestos a volver. Aquí es cómo The Economist está optimizando sus procesos y asumiendo un rol de liderazgo con idloom.
La Situación: Optimización del Proceso de Registro
Según Chara Dina, Directora Senior de Eventos y Operaciones para eventos del Sureste de Europa en The Economist, "Es difícil conseguir que los VIPs se registren después del COVID. Muchos están ocupados y necesitan un proceso de registro rápido y sencillo. Pero con personas que a menudo cambian de rol y de lugar, esto requiere mucho tiempo y esfuerzo."
Dina dice que antes de idloom, su equipo aún tomaba algunas inscripciones por teléfono, lo que tomaba un tiempo significativo. También señala que no hay margen para errores cuando se trata de los aspectos logísticos de estos eventos. Desde las listas de participantes hasta el seguimiento de pagos y la disposición de los asientos en la cena, todo debe estar completo y preciso. Las operaciones manuales naturalmente introducen la posibilidad de problemas en el proceso de registro, lo que lleva a problemas con la confirmación de la asistencia de los VIP.
La Solución: Mejorar la Experiencia de los VIP con idloom
"Primero utilizamos idloom en un evento en Nueva York," dice Dina. "Los estadounidenses son más rápidos que los europeos, y nuestro procedimiento de registro existente no era muy eficiente. Hicimos una investigación de mercado, probamos algunas plataformas y descubrimos que idloom era la mejor."
Los resultados del evento en Nueva York fueron claros. "Todos estaban contentos," dice Dina, "y dijeron que deberíamos explorar esto en el Sureste de Europa." Registros fáciles y rápidos con idloom fue el primer gran cambio. "Puede parecer simple," dice Dina, "pero es bueno tener los números exactos y permitir a los delegados registrarse digitalmente. Creo que las actualizaciones de idloom, especialmente la implementación de códigos QR, son excelentes. Están por delante de la industria."
Además, los pagos son más fáciles con idloom. En lugar de seguir con los VIPs para recibir pagos físicos, el proceso se maneja digitalmente. idloom también cumple con el GDPR. "Ofrece a los VIPs la opción de elegir si desean recibir boletines y suscribirse a notificaciones de seguimiento sobre eventos o sesiones futuras." Finalmente, Dina señala que idloom facilita la extracción de datos de contacto en sistemas CRM, lo que facilita el trabajo del equipo de eventos durante y después de los eventos.
Los Resultados: Asumiendo un Rol de Liderazgo
Con VIPs solicitados para asistir a eventos en todo el mundo, The Economist reconoce la importancia de asumir un rol de liderazgo. Si los posibles asistentes confían en que todos los aspectos de un evento — desde el registro hasta el pago y la logística — se manejarán sin problemas, es más probable que comprometan su tiempo y esfuerzo.
"Se trata de servicio al cliente cuando se trata de delegados VIP," dice Dina. "Queremos asegurarnos de que disfruten del evento y se vayan con una buena experiencia. Queremos establecernos como líderes." Con idloom, es más fácil para The Economist asumir este rol de liderazgo.
Dina lo resume así: "Tengo más confianza en nuestros eventos. La experiencia del cliente es elegante, efectiva y eficiente. Las tareas requieren poco tiempo de preparación y son fáciles de construir, y el proceso de capacitación también es sencillo. También podemos ver cuántas personas asisten a cada sesión, lo cual es útil para ver dónde necesitamos hacer mejoras."
The Economist tiene una fórmula simple para un cambio significativo: conocimiento + innovación + influencia = impacto. Con idloom, es más fácil obtener la respuesta correcta añadiendo valor para los VIPs.
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