Cambia la conversación, cambia el mundo. A través de su serie de eventos "Impact", The Economist facilita debates informados y análisis inteligentes de cuestiones globales críticas con más de 80 eventos en 30 países cada año.
Con la participación de líderes financieros, expertos de la industria, empresarios y políticos, estos eventos pueden convertirse en catalizadores de cambios significativos. ¿El desafío? Garantizar que los VIP encuentren valor en ellos y estén motivados para volver. A continuación, te explicamos cómo The Economist está optimizando sus procesos y liderando la innovación con idloom.
La Situación: Optimización del Proceso de Registro
Según Chara Dina, Directora Senior de Eventos y Operaciones para eventos del Sudeste de Europa en The Economist, "Es complicado lograr que los VIP se registren después del COVID. Muchos están ocupados y necesitan un proceso de inscripción rápido y sencillo. Pero, dado que estas personas suelen cambiar de rol y ubicación con frecuencia, esto requiere mucho tiempo y esfuerzo."
Dina comenta que, antes de usar idloom, su equipo todavía gestionaba algunas inscripciones por teléfono, lo que demandaba una cantidad considerable de tiempo. También enfatiza que no hay margen para errores en la logística de estos eventos. Desde la gestión de listas de participantes y pagos hasta la organización de los asientos en las cenas, todo debe ser completo y preciso. Los procesos manuales incrementaban el riesgo de errores en el registro, lo que complicaba la confirmación de asistencia de los VIP.
La Solución: Mejorar la Experiencia de los VIP con idloom
"La primera vez que utilizamos idloom fue en un evento en Nueva York," recuerda Dina. "Los estadounidenses son más rápidos que los europeos, y nuestro procedimiento de registro existente no era lo suficientemente eficiente. Realizamos una investigación de mercado, probamos varias plataformas y descubrimos que idloom era la mejor opción."
Los resultados en Nueva York fueron contundentes. "Todos quedaron satisfechos," dice Dina, "y recomendaron que exploráramos esta solución en el Sudeste de Europa." Registros fáciles y rápidos con idloom fue el primer gran cambio. "Puede parecer sencillo," añade Dina, "pero es invaluable contar con números exactos y permitir que los delegados se inscriban digitalmente. Las actualizaciones de idloom, especialmente la implementación de códigos QR, son excelentes. Están un paso adelante en la industria."
Además, el manejo de pagos es mucho más simple con idloom. En lugar de seguir con los VIPs para recibir pagos físicos, el proceso se maneja digitalmente. idloom también cumple con el GDPR. "Ofrece a los VIPs la opción de elegir si desean recibir boletines y suscribirse a notificaciones de seguimiento sobre eventos o sesiones futuras." Por último, Dina destaca que idloom facilita la integración de datos de contacto en los sistemas CRM, simplificando el trabajo del equipo antes, durante y después de los eventos.
Los Resultados: Liderazgo en la Organización de Eventos
Con VIP invitados a eventos en todo el mundo, The Economist entiende la importancia de liderar con excelencia. Si los asistentes confían en que todos los aspectos de un evento —desde el registro hasta la logística y el pago— estarán perfectamente organizados, estarán más dispuestos a invertir su tiempo y esfuerzo.
"Todo se reduce al servicio al cliente cuando hablamos de delegados VIP," señala Dina. "Queremos que disfruten del evento y se lleven una experiencia positiva. Queremos posicionarnos como líderes." Con idloom, este liderazgo es más accesible para The Economist.
Dina concluye: "Tengo más confianza en nuestros eventos. La experiencia del cliente es elegante, efectiva y eficiente. Las tareas requieren poco tiempo de preparación y son fáciles de gestionar, y el proceso de capacitación también es sencillo. Además, podemos medir la asistencia a cada sesión, lo que nos ayuda a identificar áreas de mejora."
The Economist tiene una fórmula simple para un cambio significativo: conocimiento + innovación + influencia = impacto. Con idloom, es más fácil obtener las soluciones adecuadas añadiendo valor para los VIP.
¿Podrías ser nuestra próxima historia de éxito? Descubre cómo idloom puede ser la solución de gestión de eventos todo-en-uno que tu negocio necesita. Contáctanos para más información.