Ha llegado la hora de celebrar su conferencia anual, que será su mayor evento hasta la fecha. Cientos de personas de diferentes países, sectores y empresas se reunirán en un mismo sitio. Están listas para un día repleto de ponentes destacados, ejercicios y juegos de colaboración, debates que invitan a la reflexión y la oportunidad de relacionarse con gente nueva. O eso creía usted.
Su principal ponente se ha retirado en el último minuto. Seguidamente, descubre que la empresa de catering no va a prestar sus servicios. La gente se queda esperando durante horas porque no ha llenado el día con actividades suficientes. Aunque pensaba que las entradas a su evento se habían agotado, varias personas no se presentan. Y de alguna manera, personas que no encajan en su perfil de público objetivo terminan ocupando un asiento. Es una catástrofe absoluta de planificación del evento.
Sin embargo, no tiene por qué serlo. ¿Qué puede hacer? Le ofrecemos cinco consejos para que todo funcione a la perfección, y para que pueda evitar errores innecesarios que arruinen el evento.
1. Encuentre proveedores fiables
Elegir a los proveedores adecuados es fundamental para el éxito de cualquier evento. No importa que sea una empresa de catering, un ponente destacado, un proveedor de mercancías, un fotógrafo, música o informática: un solo proveedor mal elegido puede arruinar todo el evento. Si un proveedor no se presenta, tendrá que apresurarse en el último momento para intentar solucionar el problema. Además, recuerde que el hecho de que un proveedor se presente no significa que sea el adecuado para el evento.
Tal vez no disponga del equipo necesario para el evento, aunque usted pensara que sí. O quizá solo disponga de un equipo interno de tamaño limitado, por lo que no podrá hacerse cargo de sus numerosos asistentes. Por este motivo, es importante investigar cuidadosamente a todos los proveedores.
No se limite a elegir al primer proveedor que encuentre. Tómese su tiempo para hablar con los proveedores: conozca sus ofertas de servicios y en qué consisten exactamente , y consulte qué capacidad tienen en cuanto a recursos y sus tarifas. Solicite varios presupuestos a distintas empresas para poder compararlas y elegir la mejor para el evento. Y, cuando se decida, redacte un contrato para que todos sepan lo que se espera de ellos ese día.
2. Cree actividades memorables
Tiene que concentrarse en ofrecer un evento inolvidable. No hay nada más frustrante que organizar actividades que piensa que serán divertidas y atractivas, sólo para que los asistentes terminen sentados al fondo de la sala, bostezando. O peor aún, que se vayan antes de tiempo.
Crear actividades interesantes no solo consiste en elegir unos cuantos ejercicios y cruzar los dedos. Tiene que pensar en su público y en lo que desea que obtenga de cada actividad. Comprenda sus características demográficas y lo que les resultará más atractivo y, luego, piense en planificar ejercicios interesantes que fomenten la participación y la comunicación entre equipos.
Si imparte seminarios de formación, invierta en software de certificación y aprendizaje para que merezcan la pena para los asistentes. Ofrezca certificaciones por asistir al evento, cursos y módulos en línea y portales para los asistentes, para que pueda comunicarse fácilmente con los invitados y ofrecerles contenido útil.
Al presentar a los ponentes principales, haga que el público participe mediante preguntas a través de una encuesta en directo. Busque actividades de gamificación para animar las cosas y volver la formación más divertida e interactiva. Haga que los eventos híbridos sean más colaborativos mediante salas de descanso y vestíbulos digitales. Haga lo que haga, anteponga a su público y piense en lo que les gustaría. Por lo general, una presentación de tres horas no es suficiente.
3. Promocione su evento
Imagínese que invierte tiempo y dinero en un evento de formación de primera clase, solo para acabar con una gran cantidad de asientos vacíos. Cuando menos, es descorazonador. Esto no solo merma los beneficios finales, sino que también arruina el ambiente interesante y emocionante que desea crear. ¿Cómo puede evitar este error?
Invertir en promoción es clave para el éxito de cualquier evento. La promoción le garantiza llegar a su público objetivo, y les anima a inscribirse y asistir a su evento. Además, le ayuda a tomar impulso entre los participantes antes del evento.
La promoción de eventos puede incluir correos electrónicos de promoción, campañas en las redes sociales, carteles, folletos, GIF y vídeos. También merece la pena crear un sitio web previo al evento. Las páginas web son importantes para que la gente pueda inscribirse, ver el programa del evento y leer la información necesaria antes de la fecha. Asimismo, son una herramienta de promoción esencial con la que puede ofrecer contenido atractivo y de marca que le ayude a llegar a su público objetivo y a asegurarse de que las entradas se agotan. Afortunadamente, no tiene por qué ser difícil. Idloom le permite diseñar un sitio web de marca con sus propios logotipos, colores, información personal e incluso URL personalizadas.
4. Invierta en asistencia administrativa
Llenar todos los espacios del evento es estupendo, pero solo si los asistentes encajan con su público objetivo. No sirve de nada permitir que se inscriba cualquiera, por muy tentador que sea. Por lo tanto, también debe tenerse en cuenta el proceso de inscripción. Si es demasiado largo y complejo o está lleno de fallos técnicos, muchos podrían abandonar el proceso. Por ello, es recomendable invertir en la asistencia administrativa adecuada para garantizar que no haya problemas en el proceso de inscripción desde el principio.
Pruebe el software listo para usar para crear portales de inscripción con todo lo que necesita para una gestión de los asistentes sin esfuerzo, incluidos los formularios de preinscripción, la inscripción en varios pasos, las listas de espera y la aprobación en varios pasos. Con una plataforma automatizada, podrá gestionar fácilmente las inscripciones y hacer un seguimiento de los asistentes sin preocuparse de errores o de que se presente la gente equivocada.
5. Planifíquelo todo
Es fácil no dar abasto cuando se planifica un evento. A veces, uno se centra tanto en promocionar el evento para las personas adecuadas, organizar la programación e inscribir a los asistentes que se olvida de los detalles más pequeños y sutiles. Pero hay aspectos como la elección del lugar, la comida, el equipo, la ciberseguridad y el presupuesto que son enormemente importantes. Si elige un lugar en el que no quepan todos los asistentes, estará abocado al fracaso. Y pasar por alto las opciones de menú o los requisitos dietéticos de los asistentes no es más que una receta para el desastre.
Asegúrese de planificarlo todo correctamente cuando organice su evento exclusivo. Cerciórese de haber calculado bien el presupuesto y ajústese a él en todo momento. Compruebe que el lugar sea exactamente lo que necesita, organice el catering y pregunte a los asistentes si tienen algún requisito de antemano. Y, por supuesto, prepare los equipos por adelantado. Nadie desea escuchar a un ponente sin micrófono.
Cómo preparar su evento para el éxito
Un evento puede salir mal por muchos motivos. Aunque haya planificado hasta el último detalle, tiene que estar preparado para cualquier imprevisto. Al planificar su evento, no puede permitirse que las cosas fallen. Por eso es importante trabajar con personas ágiles, flexibles y capaces de adaptarse a cambios de última hora para conseguir que el evento sea un verdadero éxito.
Tome medidas para investigar a sus proveedores e invierta en asistencia administrativa para que el proceso de inscripción transcurra sin problemas. Asegúrese de promocionar su evento de forma eficaz y de crear actividades memorables que dejen una impresión duradera en los asistentes. Haga que sea un evento inolvidable, ¡por los motivos adecuados!
Y por último, pero no por ello menos importante, está su bienestar. Todos sabemos lo estresante que es organizar eventos. Por ello, le recomendamos que se lo tome con calma. Después de todo, ¡también puede pasárselo bien organizando eventos!