Die Organisation von Veranstaltungen bedeutet, dass große Mengen an Daten gehandhabt werden müssen, angefangen von den Namen und Adressen der Teilnehmer bis hin zu Kreditkartendaten und anderen Zahlungsinformationen. Es ist entscheidend, Datenschutzstrategien zu haben, um diese Informationen zu schützen, aber es ist auch gesetzlich vorgeschrieben – zum Beispiel die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU.
In diesem Artikel werden wir durchgehen, wie sich Datenschutz auf Ihre Veranstaltungen auswirkt und warum eine ISO-Zertifizierung erforderlich ist, um Prozesse zu optimieren.
Die Auswirkungen der Datenschutzbestimmungen auf Ihre Veranstaltungen
In den letzten Jahren haben sich immer mehr Unternehmen um Datenschutz und Online-Sicherheit gesorgt. Die Einführung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO hat die Bedenken der Menschen bezüglich der Datenschutzpraktiken weiter verstärkt. Für die Veranstaltungsbranche haben diese Bestimmungen insbesondere eine enorme Veränderung gebracht. Bei der Erfassung sensibler Informationen aus Anmeldeformularen, wie Teilnehmer-Namen, Kontaktdaten und Adressen, müssen Veranstalter die Zustimmung erhalten und transparent darüber informieren, wie die Teilnehmerdaten verwendet, geteilt und gespeichert werden. Ohne spezifische Zustimmung können Organisationen beispielsweise keine E-Mails der Teilnehmer für andere Zwecke verwenden, wie zum Beispiel das Versenden von Marketingmaterialien.
Ähnlich bringen Datenschutzregeln und -vorschriften Komplexitäten bei der Auswahl von Anbietern mit sich. Unternehmen müssen auch die Datenschutzpraktiken und Verträge der Lieferanten prüfen, um die Einhaltung sicherzustellen, was auch die Veranstaltungsmanagement-Software einschließt. Das bedeutet, dass jeder Kunde, der Veranstaltungsmanagement-Software verwendet, Fragebögen senden muss, um die Datenschutzkonformität, Unterauftragsverarbeitungsvereinbarungen, Datensammlungspraktiken und ähnliches zu bewerten.
Diese Fragebögen sind nicht nur zeitaufwendig für Kunden, sondern auch belastend für Unternehmen, die Software für Veranstaltungsmanagement anbieten. Wenn jeder Kunde unterschiedliche Fragebögen sendet, müssen Softwareunternehmen erhebliche Zeit aufwenden, um Informationen zu sammeln und individuell auf verschiedene Nuancen zu antworten. Das macht die Notwendigkeit einer standardisierten Lösung noch dringlicher. Deshalb ist eine ISO-Zertifizierung so wichtig.
Vereinfachung von Datenschutzbewertungen durch ISO-Standardisierung
ISO ist eine branchenweit anerkannte Zertifizierung, die sicherstellt, dass ein Unternehmen bestimmte Qualitätsstandards erfüllt. Die beiden Hauptstandards sind ISO 27001 und SOC2 (hauptsächlich USA). Ein Unternehmen kann nur eine ISO-Zertifizierung erhalten, wenn es angemessene Datensicherheit und Kontrollen der Informationstechnologie hat. Da ein ISO-zertifiziertes Unternehmen bereits die relevante Bewertung seiner Datenschutzkontrollen durchlaufen hat, entfällt die Notwendigkeit weiterer Überprüfungen – auch durch ihre Kunden.
Daher gibt es keine Notwendigkeit für unzählige Fragebögen. Die ISO-Zertifizierung selbst ist bereits ein Beweis dafür, dass ein Unternehmen strenge Datenschutzmaßnahmen hat. Sobald ein Unternehmen diese Zertifizierung erhalten hat, kann es seine ISO-Dokumentation einfach mit einem Kunden oder Lieferanten teilen, anstatt Zeit mit dem Ausfüllen zeitaufwendiger Fragebögen zu verbringen. In vielen Fällen führt allein die Tatsache, dass ein Unternehmen ISO-zertifiziert ist, dazu, dass keine Dokumente überprüft werden müssen.
Erfolg von Veranstaltungen durch ISO-Zertifizierung erreichen
Es ist unerlässlich, die Auswirkungen der Datenschutzbestimmungen auf Veranstaltungen zu berücksichtigen, aufgrund der sensiblen Natur von Teilnehmer- und Lieferanteninformationen. Um die Einhaltung sicherzustellen und den Erfolg Ihrer Veranstaltungen zu maximieren, ist eine Zertifizierung erforderlich, um Prozesse zu optimieren und die Belastung für Ihre Veranstaltungsteams zu reduzieren. Schauen Sie sich die führende Veranstaltungsmanagement-Software idloom für alle Ihre Veranstaltungsmanagement-Bedürfnisse an. Als ISO 27001-zertifizierte Plattform setzt idloom auf höchste Datensicherheitspraktiken, um Ihre Daten sicher zu halten.