Imperial College London beherbergt über 17.000 Studenten und 8.000 Mitarbeiter. Jedes Jahr vergibt das College mehr als 6.700 Abschlüsse bei Abschlussveranstaltungen in der berühmten Royal Albert Concert Hall in London. Die Organisation dieser Veranstaltungen ist keine leichte Aufgabe. Um den Prozess zu optimieren, verfügt das Imperial College über das größte Abschlussteam in Europa.
Selbst mit Eventexperten im Team haben zunehmende Studentenzahlen in Verbindung mit veralteten Papierprozessen Herausforderungen geschaffen. Hier erfahren Sie, wie idloom dem Imperial College London geholfen hat, das Abschlusserlebnis zu verbessern.
Die Situation: Mehr Absolventen, Mehr Komplexität
Nach Angaben von Joanna Stachowicz, Event Managerin für Abschlussfeiern am Imperial College London, "war die größte Herausforderung, dass wir kein System hatten, das in der Lage war, Absolventen zu registrieren und gleichzeitig Zahlungen entgegenzunehmen." Zur Verwaltung der Zahlungen verwendete das College ein Zahlungsportal, das von einem anderen Anbieter betrieben wurde, aber es war nicht maßgeschneidert für die Bedürfnisse der Schule.
"Unser anderes Problem", so Stachowicz, "war, dass viele Prozesse sehr zeitaufwändig waren." Zum Beispiel mussten Tausende von Eintrittskarten für Abschlussveranstaltungen manuell gedruckt und in Umschläge gesteckt werden. Darüber hinaus bedeutet die zugewiesene Sitzplatzvergabe, dass Eintrittskarten nicht austauschbar sind. Wenn die falsche Eintrittskarte in den falschen Umschlag kam, musste sie zurückgeschickt und erneut eingesteckt werden.
Das Ergebnis war ein zunehmend komplexer und zeitaufwändiger Veranstaltungsprozess.
Die Lösung: Automatisierung und Genauigkeit mit idloom
Mit idloom konnte das College sowohl die Zahlungsabwicklung als auch die Erfassung von Gästedaten optimieren. "Die Plattform verfügt über ein integriertes Zahlungssystem", sagt Stachowicz. "Sie ermöglicht es uns auch, eine Website mit Informationen zu Prozessen, Allgemeinen Geschäftsbedingungen und zur Änderung ihrer Buchung zu erstellen."
Die Zusammenarbeit mit idloom half dem College auch, eine neue Funktion für ihre Abschlussfeiern hinzuzufügen: die Aufnahme der Aussprache der Namen der Absolventen. Zuvor schrieben die Absolventen die phonetische Aussprache ihres Namens auf eine Karte vor der Veranstaltung, die dann dem Ansager übergeben wurde, um sie vorzulesen, wenn die Absolventen die Bühne überquerten. Aber bei einem hohen Prozentsatz internationaler Studenten führte diese Methode immer noch zu einigen falsch ausgesprochenen Namen, was für die Absolventen und ihre Familien frustrierend war, die oft aus der ganzen Welt zu diesem Ereignis reisen.
Mit idloom können Absolventen jetzt eine Audiodatei hochladen, in der sie ihren eigenen Namen aussprechen, den der Ansager verwenden kann, um die Genauigkeit zu verbessern.
Die Ergebnisse: Aufbau einer besseren Abschlusserfahrung
Wie von Stachowicz festgestellt, "ist unsere Arbeitsweise etwas anders als bei einem regulären Kunden, weil der Absolvent alle Informationen erhält, nicht die Gäste. Mit idloom konnten wir maßgeschneiderte, individuelle Änderungen vornehmen, die unsere Prozesse verbessert haben.”
Ein Bereich signifikanter Verbesserung war der Prozess der Datenerfassung für die Einwilligung der Alumni. Zuvor entschieden sich Absolventen dafür, der Datenerfassung zuzustimmen oder nicht. Dann wurden ihnen fünf Optionen für die Datenerhebung vorgelegt, und sie wurden gebeten, auszuwählen, welche Arten von Datenerhebung sie nicht wollten. Das Ergebnis war ein Paradox: Absolventen stimmten der Einwilligung zu und lehnten dann alle Datenerfassungen ab. Mit idloom hat das Imperial College einen neuen Prozess geschaffen, der es den Studierenden ermöglicht, mindestens eine und bis zu fünf Optionen auszuwählen.
Auch die Papierprozesse wurden verbessert. Durch die Digitalisierung von Abschlusskarten konnte das Abschlussteam laut Stachowicz etwa eine Woche Zeit sparen. Die Verwendung von PDFs für Visa-Briefe, die für viele Familienmitglieder von Absolventen erforderlich sind, ermöglichte die genaue und automatisierte Bevölkerung von Formulardaten, wodurch das Risiko von Fehlern verringert und Zeit für Mitarbeiter freigesetzt wurde, um sich anderen Veranstaltungsprojekten zu widmen.
Für das Imperial College London machte das Wachstum von Abschlussevents es schwierig, die ideale Erfahrung für Absolventen und ihre Familien zu bieten. Mit maßgeschneiderten Lösungen von idloom ist das College auf dem Weg, das Veranstaltungsmanagement zu optimieren, die Ticketvergabe zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Absolventen den Tag bekommen, den sie verdienen.