Eventmanagement-Software speziell für Verbände
Von Anfang an lag der Hauptfokus von idloom darin, internationale Verbände beim effizienten Planen und Verwalten ihrer Events zu unterstützen. Wir haben Funktionen entwickelt, die speziell auf die Anforderungen von Verbänden zugeschnitten sind und von denen große Verbände in Brüssel, Genua und Washington D.C. profitieren. Unser Angebot an Funktionen vereinfacht die Arbeit von Verbänden beim Eventmanagement drastisch.
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Verbände mit unserem Tool den ROI ihrer Events maximieren.
Event-Promotion
- Erstellen Sie eine ansprechende, mehrsprachige und für Mobilgeräte optimierte Event-Website.
- Fügen Sie Seiten für Vortragende, Partner, herunterladbare Dokumente und Informationen zum Ort des Events hinzu.
- Veröffentlichen Sie für optimale Reichweite Ihre Events automatisch auf Ihrer Unternehmenswebsite.
- Teilen Sie Ihre Events nahtlos auf Ihren Social-Media-Kanälen (optional).
Registrierungsmanagement
In der Regel müssen Verbände komplexe Eventstrukturen verwalten: Plenarsitzungen, Breakout-Sitzungen, Networking-Veranstaltungen, Gala-Dinner etc. Darüber hinaus unterscheidet sich meist die Handhabung der Registrierung von Mitgliedern und Nicht-Mitgliedern, von Pressevertretern, Vortragenden und anderen Arten von Teilnehmern.
- Erstellen Sie ganz einfach vollständig anpassbare Registrierungsformulare mit allen Feldern, die Sie benötigen – Unternehmensdetails, Mitgliedschaften und Zugehörigkeiten, Ernährungsvorschriften etc.
- Erstellen Sie verschiedene Events und Unterevents und verwalten Sie die entsprechenden Registrierungen mit verschiedenen Mengen, Preisen für Mitglieder und Nicht-Mitglieder, Frühbucherpreisen, Rabattgutscheinen etc.
- Verknüpfen Sie die einzelnen Events mit Orten und Zeiten, damit die Teilnehmer die Sitzungen nahtlos (und in der richtigen Zeitzone) in ihre Kalender übernehmen können und vor dem Sitzungsbeginn daran erinnert werden.
- Verwalten Sie Hotelbuchungen mit mehreren Zimmertypen und -optionen und kontrollieren Sie Ihren Bestand basierend auf Ihren Blockbuchungen.
- Versenden Sie automatisch individuell angepasste E-Mails zur Bestätigung der Registrierung mit einem QR-Code für einfaches Check-in und allen wichtigen Informationen
- Fügen Sie den E-Mails PDF-Dokumente und zusätzliche Informationen an.
- Erstellen Sie verschiedene Inhalte für Ihre automatisieren E-Mails basierend auf der Registrierungskategorie (Mitglied, Nicht-Mitglied) und den ausgewählten Sitzungen.
Integrationen
Integrieren Sie idloom.events nahtlos mit Ihrem Kontaktmanagementsystem (Contact Management System, CRM) und identifizieren Sie Ihre Teilnehmer automatisch bei der Registrierung. Alternativ können Sie Ihre Kontakte direkt hochladen.
Viele Verbände überprüfen mit unserem einzigartigen Registrierungsprozess automatisch den Mitgliedschafts- und Zahlungsstatus ihrer Teilnehmer.
Überwachung von Zahlungen und ROI
- Nehmen Sie ganz einfach und sicher Online-Zahlungen über das Zahlungsportal Ihrer Wahl entgegen. idloom lässt sich nahtlos mit jedem beliebigen Zahlungsanbieter integrieren – und das ohne Transaktionsgebühren.
- Verwalten Sie automatisch unverarbeitete oder fehlgeschlagene Zahlungen.
- Verwalten Sie mehrere MwSt.-/Steuersätze je nach Standort Ihres Events und Ihrer Teilnehmer. Die fortschrittlichen MwSt./-Steuereinstellungen von idloom sind weltweit einzigartig und bieten Ihnen die Möglichkeit, lokale Steuervorschriften einzuhalten und automatisch Mehrwertsteuer-/Firmennummern auf ihre Gültigkeit zu prüfen.
- Erstellen Sie automatisch Rechnungen und Gutschriften.
- Teilnehmer können ihre Registrierung bei Bedarf anpassen, um sich wiederholende Aufgaben zu vermeiden (optional).
- Eröffnen Sie Wartelisten für voll belegte Sitzungen.
- Ein Umfassendes Dashboard mit Statistiken hilft Ihnen, Ihre Registrierungen, Zahlungen, Bestände und alle anderen relevanten Daten zu überwachen – für eine genaue Kontrolle Ihres Event-ROI.
Kommunikation mit Ihren Delegierten
Nach der Registrierung können Sie mit idloom.events problemlos mit Ihren Teilnehmern kommunizieren. Versenden Sie E-Mail-Kampagnen, die individuell angepasst und auf die Kategorien und Registrierungen der einzelnen Teilnehmer zugeschnitten sind.
Erinnerungen, zusätzliche Informationen, Präsentationen und Dokumente, Änderungen der Tagesordnung und vieles mehr können ganz einfach an Ihre Gästeliste verschickt werden.
Nach Ihrem Event können Sie über das System Umfragen und jede Art von Kommunikation versenden.
Ausweise und Management vor Ort
- Erstellen und bearbeiten Sie individuelle Ausweise für unterschiedliche Arten von Teilnehmern. Sie können die Größen und das Layout auswählen, Ihre Logos, Farben und einen QR-Code hinzufügen und vieles mehr. Erstellen Sie unterschiedliche Ausweisvorlagen für verschiedene Teilnehmer (z. B. rot für Mitglieder, blau für Pressevertreter etc.).
- Checken Sie vor Ort nahtlos Ihre Teilnehmer über die QR-Codes ein oder geben Sie die Namen ein – und zwar mit unserem eigenen Check-in-System, das für alle Mobilgeräte verfügbar ist.
- Organisieren Sie Check-ins für Unterevents oder Sitzungen.
- Verfolgen Sie in Echtzeit über Ihr idloom-Backend, wer an welchem Teil Ihres Events teilnimmt, und erfassen Sie die Daten für Statistiken.
Natürlich können all Ihre Eventdaten in Ihrem Backend analysiert und jederzeit im Format Ihrer Wahl exportiert werden.
idloom.events automatisiert alle zeitintensiven Aufgaben des Eventmanagements, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: dass Ihr Event ein voller Erfolg wird!
Lehnen Sie sich zurück – idloom.events erledigt den Rest
Sehen Sie selbst: Hier finden Sie ein Beispiel für eine Event-Website, die Sie selbst ausprobieren können.
Wenn Sie sich mehr Informationen oder eine Live-Demo wünschen, können Sie uns jederzeit kontaktieren.
Wir zeigen Ihnen gerne auf Anfrage weitere Beispiele von Kunden, die unser System nutzen.