Wie Sie eine gute Marketing-Strategie für Ihre Veranstaltung entwickeln Ist Ihre Veranstaltung auf dem richtigen Weg? Sie haben den Standort, die Referenten, die Website ist online und bereit, die Teilnehmer zu begrüßen? Alles, was jetzt noch zu tun ist, ist es, die Teilnehmer zur Anmeldung auf Ihrer Website einzuladen und versuchen, eine größtmögliche Beteiligung zu erreichen.

Ist Ihre Veranstaltung auf dem richtigen Weg? Sie haben den Standort, die Referenten, die Website ist online und bereit, die Teilnehmer zu begrüßen? Alles, was jetzt noch zu tun ist, ist es, die Teilnehmer zur Anmeldung auf Ihrer Website einzuladen und versuchen, eine größtmögliche Beteiligung zu erreichen. Dafür sind die Einrichtung einer Kommunikationsstrategie und der Rollout gut organisierter Kampagnen von zentraler Bedeutung.

Ziel dieses Artikels ist es, alle Aktionen zu behandeln, die zur Maximierung der Anmeldung umgesetzt werden sollten bzw. könnten. Dazu teilen Sie die Zeit bis zu Ihrer Veranstaltung in drei Hauptphasen: Teasing, Akquisition und Abschluss. Abhängig von der verbleibenden Zeit, der Art der organisierten Veranstaltung und den Gewohnheiten Ihrer Teilnehmer, können Sie die Zeitrahmen für jede dieser Phasen anpassen. Wenn sich Ihre Veranstaltung z. B. an ein internationales Fachpublikum richtig, sollten Sie die Abschlussphase früh genug beginnen, sodass Ihre Teilnehmer noch Zeit haben, ihre Termine zu koordinieren, einen Flug und ein Hotel zu buchen usw.

Voraussetzung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Event-Website vollständig und attraktiv ist:

1. Beschreibung Ihrer Veranstaltung: Führen Sie das Thema und die Zielgruppe deutlich an und zeigen Sie auf, welche Vorteile die Teilnehmer durch Ihre Veranstaltung erhalten. Fassen sie sich kurz und verwenden Sie wenn möglich Empfehlungen oder Zitate von Personen, die in der Vergangenheit bereits an Ihren Veranstaltungen teilgenommen haben.
2. Investieren Sie in Ihre Referenten: Sie sind das Herz Ihres Events. Nehmen Sie sich also Zeit, sie korrekt und unter Angabe ihrer aktuellen Position sowie einer kurzen Biographie aufzuführen. Außerdem können Sie ihre LinkedIn-Seite, ihren Blog oder ihre Website erwähnen, um Besuchern die Möglichkeit zu geben, mehr über sie zu erfahren.
3. Schaffen Sie eine Atmosphäre: Investieren Sie dafür in Ihr Titelbild, veröffentlichen Sie Videos und Erfahrungsberichte von früheren Veranstaltungen oder kurze Interviews mit den Referenten. Wenn Ihnen diese Art von Material nicht zur Verfügung steht, können Sie über Skype oder Hangouts leicht ein paar Kurzinterviews erstellen.

Nun können Sie mit Ihrer Kommunikation beginnen. Richten Sie zuerst jedoch die Tools ein, mit denen Sie die Performance Ihrer verschiedenen Kampagnen messen und erweitern sie falls notwendig, z. B. mithilfe von Google Analytics und E-Commerce Tracking. Vergessen Sie außerdem nicht, Ihren Tracking-Plan für die verschiedenen Medien und Nachrichten umzusetzen, die Sie einsetzen möchten. Auf diese Weise werden Sie in der Lage sein, jede Quelle präzise zu identifizieren und Ihre Kommunikationstaktik abhängig von der Performance jedes einzelnen Mediums anzupassen.

Starten Sie schließlich unverzüglich eine Remarketing-Kampagne, durch die Sie die Besucher Ihrer Event-Website per E-Mail oder Abbildungen erneut ansprechen. Dies ist eine sehr wirkungsvolle Taktik, die Ihre Conversion-Rate erhöht und es Ihnen ermöglicht, in jedem Schritt Ihres Marketing-Plans verschiedene Nachrichten zu übermitteln.

Phase 1 : Teasing

Diese erste Phase besteht aus der Entwicklung Ihrer Kommunikation über Ihre Kanäle (besessene Medien). Sie erfolgt zuerst an Ihre Kunden, Interessenten, Mitglieder ... Außerdem besteht die Möglichkeit, an Ihrem Kundenbindungsprogramm zu arbeiten und ihnen zum Beispiel bei einer schnellen Anmeldung (Frühbucher) Rabatte anzubieten. Zögern Sie nicht, sie darauf hinzuweisen. weitere Personen einzuladen und die Teilnahme an Ihrem Event vorzuschlagen.

Deshalb konzentrieren Sie Ihre Kommunikation in erster Linie auf die Medien und das Publikum, über das Sie bereits verfügen, und zwar durch:

• Veröffentlichungen und Ankündigungen auf der Event-Website. Werben Sie für Ihre Veranstaltung dort, wo sich Ihr Traffic derzeit konzentriert. Posten Sie Neuigkeiten oder Blog-Beiträge, veröffentlichen Sie Inhalte von Ihren Referenten schlagen ihnen vor, für ihre Vorträge auf Ihrer Veranstaltung zu werben.
• Senden Sie eine E-Mail-Einladung an Ihre Datenbank:
  • Investieren Sie Zeit für die Auswahl eines guten Themas, betonen Sie ruhig die Vorteile, wenn sie Ihre Veranstaltung besuchen und arbeiten Sie auch auf emotionaler Ebene. Alle Studien zeigen, dass „lauwarme" Themen eine bis zu drei Mal geringere Öffnungsrate hervorrufen. Verwenden Sie zusätzlich eingängige Formeln wie „10 Dinge, die Sie verpassen, wenn Sie nicht teilnehmen".
  • Konzentrieren Sie sich auf Klicks. Sie können beispielsweise Video-Thumbnails platzieren, die auf die Event-Website weiterleiten. Platzieren Sie darüber hinaus natürlich auch Aufrufe an strategischen Positionen in Ihren E-Mails.
  • Immer wieder senden. Wenn Sie als Teil der Teasing-Phase für eine Early-Bird-Formel entschieden haben, zögern Sie nicht, eine E-Mail zu Beginn und noch einmal ein paar Tage vor Ablauf des Rabattzeitraums zu senden.
• Links in sozialen Netzwerken:
  • Immer wieder posten. Mehr noch als bei einer E-Mail, verlangt die Kommunikation in sozialen Netzwerken nach Wiederholungen. Die durchschnittliche Lebensdauer eines Posts beträgt weniger als 12 Stunden. Bereiten Sie daher eine Vielzahl an Posts vor, die die verschiedenen Facetten Ihrer Veranstaltung hervorheben.
  • Arbeiten Sie an Ihren Posts und verbreiten sie vorrangig in Ihrer Community. Die meisten sozialen Netzwerke bieten die Möglichkeit, ähnliche Communities anzusprechen oder sowohl nach Interessensgebieten als auch geografisch zu arbeiten. Zögern Sie nicht, eine solche Kampagne in der Teasing-Phase umzusetzen. Achten Sie außerdem auf alle Facetten Ihrer Event-Kommunikation, z. B.:
    • „Die Anmeldung ist jetzt geöffnet".
    • „Nur noch drei Tage, um die Vorteile des Frühbuchertarifes zu erhalten".
    • Danken Sie den Sponsoren
    • Sprechen Sie über Ihre Referenten, posten Sie Zitate, reden Sie über ihre Interventionen oder verlinken einige ihrer Publikationen.
    • Erwähnen Sie Ihre Teilnehmer, danken Sie ihnen für die Anmeldung.
    • Regen Sie ein Teilen der Beiträge an.
    • …
  • Eine Veranstaltung erstellen: Facebook ermöglicht es Ihnen, eine Veranstaltung mit einem Link zu Ihrem Anmeldeformular (Ticket-URL) zu erstellen. Dadurch können Sie von allen Vorteile dieser Funktion profitieren und Besucher auf Ihre Event-Website und die Anmeldung hinweisen.
  • Cross Media: Nutzen Sie z. B. die Bestätigungsseite und E-Mail für die Anmeldung, um Teilnehmern vorzuschlagen, Ihnen in sozialen Netzwerken zu folgen und anzuregen, dass sie ihre Teilnahme teilen.
• SEO/SEA: Von nun an suchen Ihre zukünftigen Teilnehmer wahrscheinlich nach Informationen über oder der Anmeldung für Ihre Veranstaltung. Sie müssen daher sicherstellen, dass Ihre Event-Website in den Suchmaschinen gelistet ist. Erstellen Sie dafür die ersten Links zu Ihrer Event-Website sowie, da das Veröffentlichen ein paar Tage dauern kann, eine Adwords-Kampagne anhand des Namens oder der Begriffe, die mit dem Thema Ihrer Veranstaltung in Verbindung stehen.
• Remarketing: Starten Sie unverzüglich Ihre erste Remarketing-Kampagne. Konzentrieren Sie Ihre Nachricht dabei auf die Veranstaltung und die Frühbucherphase.

Phase 2: Akquise

In dieser zweiten Phase konzentrieren wir unsere Marketingbemühungen auf Akquise neuer Teilnehmer durch bezahlte Medien und/oder Partner.

Die Zusammenarbeit mit Unternehmens- oder Medienpartnern ist ein sehr effektiver Weg, um die Promotion Ihrer Veranstaltung zu organisieren. Es wird eine klar definierte Zielgruppe angesprochen und Sie profitieren gleichzeitig von der Bekanntheit der Partner. Ihr Ziel als der Organisator der Veranstaltung ist es, das Bewusstsein für die Veranstaltung zu erhöhen und neue Anmeldungen zu generieren. Selbstverständlich können Sie auch andere Arten von Partnerschaften in Erwägung ziehen, z. B. mit Fotografen, Mediengestaltern usw.

Diese Art der Partnerschaft kann mehrere Formen annehmen:

• Austausch von Dienstleistungen und Sichtbarkeit: Sie können zum Beispiel Tickets, ihren eigenen Stand, einen prominenten Platz auf der Veranstaltung oder einen Tisch für sie und ihre wichtigsten Kunden während des Abschlussbanketts anbieten.
• Affiliation: Sie können einen einmaligen Rabattcoupon speziell für ihre Mitglieder oder Kunden anbieten oder sie basierend auf der Anzahl der Einträge bezahlen, die sie erzeugt haben.
• Aktivitäten vor der Veranstaltung: Laden Sie sie zu einer Cocktailparty oder einem Abendessen ein. Dadurch haben Sie die Gelegenheit, einige der Referenten oder Meinungsbildner zu treffen. Nutzen Sie diese Gelegenheit außerdem dafür, einige Journalisten, damit sie über ihre Erfahrungen - und damit über Ihre Veranstaltung - schreiben können.
•  …

Bereiten Sie in jedem Fall ein Partner-Kit mit allen notwendigen Materialien (Banner, E-Mail-Vorlage, Text für ihre Webseite, Blog oder Social Media usw.) vor, um eine reibungslose Kommunikation und eine problemlose Verbreitung der Inhalte zu gewährleisten.

Wenn Sie Gutscheine anbieten, stellen Sie sicher, dass diese Gutscheine keinen Nutzen größeren Vorteil bieten als in der Teasing-Phase, damit die bereits angemeldeten Teilnehmer nach ihrer Anmeldung nicht plötzlich ein noch vorteilhafteres Angebot sehen.

Die Akquisitionsphase konzentriert sich teilweise die gleichen Arten von Medien, die auch im Zusammenhang mit der Teasing-Phase verwendet werden, dieses Mal jedoch mit angepassten Nachrichten und einem dedizierten Marketing-Budget.

• AdWords: Optimieren Sie Ihre Kampagnen basierend auf den ersten Ergebnissen und erhöhen die Budgets für diejenigen, die die besten Umsätze generieren.
• E-Mailing mit externen Datenbanken: Je nach Art der Veranstaltung, die Sie organisieren, ist es nicht immer leicht, qualifizierte E-Mail-Datenbanken für die Promotion Ihrer Veranstaltung zu finden. Wenn solche Datenbanken jedoch existieren, zögern Sie nicht, dieses Medium zu verwenden, da es durchaus spürbare Ergebnisse liefert.
• Kampagnen in den sozialen Netzwerken: Verstärken Sie Ihre Nachrichten in sozialen Netzwerken durch bezahlte Kampagnen. Die meisten von ihnen bieten alle notwendigen Tools, um gezielte, auf Interessen oder der Geographie basierende Kampagnen zu organisieren.
• Seien Sie kreativ und ziehen Sie auch andere Medien oder externe Kanäle in Erwägung. Sie können zum Beispiel auf einer anderen Veranstaltung sprechen, die sich an dieselbe Zielgruppe richtet, um über das Thema Ihrer Veranstaltung zu informieren und die Zuhörer einzuladen, daran teilzunehmen.

Phase 3: Abschluss

Diese letzte Phase zielt darauf ab, Anmeldungen für Ihre Veranstaltung abzuschließen. Dabei werden in erster Linie diejenigen Personen angesprochen, die Interesse bekundet, ihre Anmeldung jedoch noch nicht abgeschlossen haben.

Konzentrieren Sie sich daher auf spezifische Medien:

• CRM: E-Mails, Telefonate ...
• Remarketing
•  …

Arbeiten Sie in Bezug auf die Nachricht im Idealfall mit einem zeitlichen Anreiz, um ein klar festgelegtes Zeitfenster für die Anmeldung festzulegen, oder dass es sich um die letzten Plätze handelt.

Natürlich bedeutet die Tatsache, dass die Abschlussphase eingeleitet wird, nicht, dass die Akquisitionsphase und die entsprechenden Kampagnen gestoppt werden müssen.

Checkliste

• Voraussetzung:
  • Validierung Ihrer Event-Website:
    • Beschreibung der Veranstaltung:
    • Liste der Referenten und Biographie
    • Bilder, Videos ...
  • Einrichtung von Google Analytics oder einem äquivalenten Service:
    • Tracking von Traffic-Quellen
    • Zielsetzung
    • Haben Sie mehrere Arten von Anmeldung aufweisen, ermöglicht Ihnen das E-Commerce Tracking eine Analyse basierend auf dem Umsatz.
  • Tracking-Plan für die verschiedenen Kampagnen. Wenn Sie Google Analytics verwenden, werfen Sie einen Blick auf die URL Builder Tools. Wenn Sie weitere Informationen über die Verwendung dieses Tools erhalten möchten, können Sie sich diese Anleitung ansehen: A Complete Guide to The New Google-URL-Generator.
  • Erstellen einer Remarketing-Kampagne, z. B. in Google Adwords, sozialen Medien und CRM.
• Teasing:
  • Festlegen des Frühbuchertarifs für den entsprechenden Zeitraum
  • Veröffentlichungen auf Ihren Websites und die ersten Blog-Beiträge
  • E-Mailings an Ihre Datenbank. Zumindest am Anfang und vor dem Ende der Teasing-Periode.
  • Links in sozialen Netzwerken
  • SEO/SEA
  • Remarketing
• Akquisition:
  • Partnerschaften
  • Verstärkung der Adwords-Kampagnen
  • E-Mailings an externe Datenbanken
  • Bezahlte Kampagnen auf sozialen Netzwerken
  • Andere externe Kanäle ...
• Abschluss:
  • Kontaktieren Sie noch nicht angemeldete Personen, die ihr Interesse per E-Mail und/oder Telefon bekundet haben
  • Verstärken Sie Ihre Remarketing-Kampagne, indem Sie Ihrer Nachricht einen zeitlichen Anreiz hinzufügen.